Input in Brocade

Catalography

1. BENODIGDHEDEN

• Zet de digitale ‘manual’ steeds klaar in een tabblad: als je het bibliografisch formaat, bibliografische referenties of andere informatie nodig hebt, dan heb je de handleiding steeds bij de hand.
• De papieren versie is verouderd, maar kan nuttig zijn omwille van de taal: https://vlaamse-erfgoedbibliotheken.be/bron/742
• Geodriehoek
• Potlood en kladpapier

Heb je vragen of twijfels? Mail [[1]]!

2. ALGEMENE REGELS

STCV is – ondanks haar naam – geen catalogus. Een catalogus is immers een beschrijving van items (exemplaren) en is vaak beperkt tot een collectie, met de nadruk op bezit. STCV werkt anders. Eén beschrijving verwijst immers naar verschillende exemplaren en elke beschrijving bevat verschillende gegevensniveaus:

• Algemeen geldige gegevens
• Exemplaarinformatie

Waar trekken we de grens met STCV? Welke criteria bepalen welke exemplaren bij elkaar horen in één beschrijving en welke criteria bepalen de grenzen tussen de beschrijvingen? Met andere woorden: wat wordt er eigenlijk beschreven in STCV?

Het antwoord hierop zijn de bibliografische eenheden. Elk drukwerk dat in één drukgang is ontstaan en als aparte publicatie wordt gepresenteerd, krijgt een aparte beschrijving. Exemplaren hiervan kunnen dus tot dezelfde eenheid behoren: ze zijn in dezelfde drukgang ontstaan en worden op gelijke manieren gepresenteerd. Ze behoren bijgevolg tot dezelfde eenheid.

Wanneer hebben we een aparte publicatie?

• Boekhistorisch gezien is een publicatie gepresenteerd door (een) bepaalde perso(o)n/en op een bepaalde plaats op een bepaald tijdstip
• Technisch gezien is een publicatie een afgerond en onafhankelijk geheel met een aparte titelpagina, een aparte foliëring/paginering en een aparte signering

3. NODIGE STAPPEN VÓÓR JE BEGINT MET BESCHRIJVEN

Stap 1: hoe gaan we na of een druk in aanmerking komt?

Welk materiaal komt in aanmerking?

• Al het materiaal wat een blad met typografie (gezette tekst) bevat
• Alles wat tot stand gekomen is voor 1801
• Alles wat gedrukt en/of verkocht is op het huidige grondgebied van Vlaanderen (inclusief Brussel)

Dat wil zeggen dat de volgende documenten niet in aanmerking komen:

• Handschriften
• Moderne drukken van 1801 of later
• Drukken gedrukt in Frans-Vlaanderen, Luik en het huidige Nederland

Bij twijfel nemen we het volgende in beschouwing:

• Als het niet duidelijk is waar iets is gedrukt, maar wel betrekking heeft op de Zuidelijke Nederlanden qua inhoud of een Zuid-Nederlandse auteur heeft, wordt het opgenomen
• Wanneer de externe typografische kenmerken verwijzen naar een Zuid-Nederlandse afkomst, wordt het opgenomen (ook al zien we een impressum uit een andere regio)
• Bij grote twijfel nemen we de druk op en voegen een noot toe ‘possibly/probably printed in the Southern Netherlands’

Stap 2: hoe gaan we na of we te maken hebben met een dubbel of een nieuwe beschrijving?

Om te weten komen of er al een beschrijving van je exemplaar in STCV zit, ga je naar de OPAC-catalogus. We onderscheiden hier een nieuwe beschrijving van een dubbel. Als je een nieuwe beschrijving moet aanmaken, dan zit de editie van jouw exemplaar in zijn geheel nog niet in STCV. We spreken van een dubbel als de editie al in STCV aanwezig is, maar jouw exemplaar met het plaatskenmerk nog niet is toegevoegd.

1. Bij geavanceerd zoeken, zoek je eerst op een deel van de titel door één woord te kiezen die voorkomt in de titel in te vullen bij ‘Woord uit titel’. Let hierbij op dat je de transcriptieregels volgt!

2. Vind je hier niet meteen wat je zoekt, dan kan je via de drukker op zoek gaan. Hiervoor klikken we op ‘Zoeken via index’, selecteren we Uitgever/drukker en typen we de naam van de drukker zoals je die op het impressum of in het colofon vindt.

3. Je krijgt nu een lijst met drukkers, waaruit je de juiste drukker selecteert. Bij drukkersdynastieën, waar sommige familieleden onder dezelfde naam drukten (bv. Hieronymus Verdussen), klik je op het oranje i-icoontje op meer te weten over de periode waarin hij/zij actief was. Vervolgens krijg jij een lijst met drukken van een bepaalde drukker, die alfabetisch zijn geordend. Krijg je hier te veel resultaten, dan kan je nog filteren op het jaartal, zoals dat op het impressum of in het colofon te vinden is, door te klikken op ‘Filteren’.

Om te filteren op jaartal, kies je in het nieuwe venster voor ‘Filters’ en vul je bij ‘Jaar van uitgave’ de datum van het werk in.

4. Je krijgt nu opnieuw een lijst met drukken van een bepaalde drukker, maar dan uit je gefilterde jaar. Vind je nog steeds niet wat je zoekt, dan moet je een nieuwe record aanmaken. Vind je een beschrijving die overeenkomt met jouw druk, dan open je deze record.

5. Om er zeker van te zijn dat jouw beschrijving overeenkomt met deze bibliografische eenheid, moet je de gegevens checken in deze record.

6. Eerst check je de titelbeschrijving. Zijn de titel, de auteur en het impressum op exact dezelfde manier getranscribeerd? (Let hierbij op dat Latijnse namen bij de notatie van de auteur telkens worden herleid naar de nominatief, ook al staat de naam op de titelpagina in een andere naamval)

7. Vervolgens check je de vingerafdruk. De vingerafdruk is uniek verbonden aan één specifieke bibliografische beschrijving. Het is bedoeld als middel om edities te identificeren en van elkaar te onderscheiden. Hiertoe wordt volgens vaste regels een formule opgesteld met de volgende onderdelen:

• Jaar en bibliografisch formaat
• De positie van enkele welbepaalde katernsignaturen ten opzichte van de erboven staande tekstregel. Elke positie bevat drie elementen: de indicator, de signatuur en de tekst boven de signatuur

Het doel van de vingerafdruk is om verschillende edities/bibliografische beschrijvingen van elkaar te onderscheiden. Aan de hand hiervan kunnen we dus ook exemplaren identificeren zonder titelpagina, zonder dat je die boeken naast jou hebt liggen.

Als de vingerafdruk van jouw werk grofweg overeenkomt met de beschrijving in OPAC, dan kan je ervan uitgaan dat je hetzelfde werk voor je neus hebt liggen. Vind je een beschrijving die lijkt te voldoen aan jouw exemplaar? Ga dan naar stap 2. Krijg je geen resultaten, dan heb jij wellicht een nieuwe editie voor STCV in je handen. Dit voer je in de spreadsheet in, zoals in stap 3 beschreven staat.

Enkele opmerkingen:

1. Je kan soms ter controle ook beroep doen op het ‘bewijsmateriaal’ in een record. Die bevat foto’s van de titelpagina en van de eerste en laatste posities van de vingerafdruk. Zo kan je visueel nakijken of je vingerafdruk overeenkomt.

2. Bij meerdelige werken krijgt elk volume zijn eigen vingerafdruk, voorafgegaan door de deelaanduiding: volumenummer #.

VB:

3. Bij verschillende staten van éénzelfde publicatie kan het zijn dat de vingerafdruk verschilt: soms toevallig (het zetsel is wat verschoven) en soms bedoeld (bij stop-press-corrections). Toch gaat het hierbij om éénzelfde bibliografische beschrijving. Het kan dus zijn dat jij te maken hebt met een tweede staat van dezelfde publicatie. We maken in dat geval een tweede vingerafdruk aan in de record. Daarom dat het bewijsmateriaal van zo’n belang is. Die toont aan of het zetsel al dan niet overeenkomt.

4. In sommige gevallen is een vingerafdruk ‘vervuild’:

- Bij witruimte van meer dan 25 mm

- Als het einde van de tekstregel zich voordoet voor de katernsignatuur

- Als een doorlopende lijn de tekstregel scheidt van de katernsignatuur

- In het geval van niet-transcibeerbare regels, zoals muzieknoten, Hebreeuws, gravures en tabellen

In zulke gevallen, moeten we uitwijken naar één signatuur na de eerste, of voor de laatste signatuur. Indien ook die signatuur ‘vervuild’ is, gaan we weer een stap verder. Indien geen enkele signatuur bruikbaar is, nemen we een ‘vervuilde’ signatuur op maar geven we dit aan met een sterretje (# *b1 A o). Indien er helemaal niets bruikbaars is, nemen we niets op: dan stopt het na de datum-formaatcode.

5. Als een werk niet gesigneerd is met katernsignaturen, ‘fabriceren’ we zelf de signatuur in een alternatieve vingerafdruk op basis van het derde woord van de laatste regel, tekens die boven dat derde woord te vinden zijn, zijn dan de vingerafdruk:

- Positie b1 komt dan overeen met de eerste bedrukte rectobladzijde (maar nooit de titelpagina)

- Positie b2 met de laatste bedrukte rectozijde

6. Eenbladdrukken hebben geen signatuur, dus kijken we hiervoor naar de alternatieve vingerafdruk. Het colofon wordt hierbij overgeslagen.

Stap 3: wat te doen met exemplaren die al in STCV zitten

Het kan soms zijn dat je een beschrijving terug vindt in STCV waar het plaatskenmerk van jouw exemplaar al is aan toegevoegd. In dat geval zijn er drie mogelijkheden.

Opgelet: ‘so’ kan ook voorkomen bij dubbels, dat houden we in het achterhoofd als we dubbels invoeren.

1. Bij lidmaatschap staat ‘sa’ aangegeven of ‘so’ en ‘sa’

Dan gaat het om een voorlopige beschrijving die ooit al in STCV werd ingevoerd op basis van het exemplaar dat voor je ligt. Dit houden we voor de tweede lezing, ook wel de B-controle genoemd. We volgen hierbij dezelfde stappen als wanneer we dubbels invoeren.

1. Bij lidmaatschap staat ‘so’ aangegeven

Dan gaat het om een gecontroleerde beschrijving die ooit al in STCV werd ingevoerd op basis van het exemplaar dat voor je ligt. Het gaat echter om een verouderde beschrijving. Je kijkt daarom enkele velden na, omdat de hele record moeten worden geüpdatet:

• op vlak van collatie (paginering): bij oude beschrijvingen werden blanco pagina’s voor en achteraan niet genoteerd, dat doen we nu wel. We kijken dus best heel de paginering na om die blanco’s op te sporen.
• annotaties (sheet count): je controleert met Sheetah de sheet count. We kijken hier ook of alles correct in het Engels in genoteerd op basis van de juiste terminologie.
• inhoud (plaatskenmerken en instellingscodes nakijken): bij oude beschrijvingen kan het zijn dat plaatskenmerken en instellingscodes doorheen de tijd zijn veranderd. Je kijkt deze velden dus best na. ‘Universiteitsbibliotheek Gent’ = ‘UGENT-CB’ (+ BIB. toevoegen voor plaatskenmerk), ‘KU Leuven GBIB’ = ‘KUL-G’, ‘KUL-C’ = ‘KUL-BC’, ‘Stadsbibliotheek Antwerpen’ = EHC, PBL = BHL, SA-Mechelen = SESA-Mechelen… Een volledige lijst met de te gebruiken bibliotheekcodes vind je hier.
• onderwerpen: bij oude beschrijvingen ontbreken er een aantal onderwerpcodes die pas later in gebruik werden genomen. We kijken dus na op basis van de lijsten of er iets ontbreekt.
• plaatsing (plaatskenmerken en instellingscodes nakijken). Bij oude beschrijvingen kan het zijn dat plaatskenmerken en instellingscodes doorheen de tijd zijn veranderd. Je kijkt deze velden dus best na. ‘Universiteitsbibliotheek Gent’ = ‘UGENT-CB’ (+ BIB. toevoegen voor plaatskenmerk), ‘KU Leuven GBIB’ = ‘KUL-G’, ‘KUL-C’ = ‘KUL-BC’, ‘Stadsbibliotheek Antwerpen’ = EHC, PBL = BHL, SA-Mechelen = SESA-Mechelen… Een volledige lijst met de te gebruiken bibliotheekcodes vind je hier. We kijken hier ook of alles correct in het Engels in genoteerd op basis van de juiste terminologie.
• Hierna vervang je deze ‘so’-code door ‘sc’!

1. Bij lidmaatschap staat ‘sc’ aangegeven

Dan gaat het om een gecontroleerde beschrijving die ooit al in STCV werd ingevoerd op basis van het exemplaar dat voor je ligt. Je hoeft in dit geval niets na te kijken.

4. INVOER VAN DUBBELS IN STCV (BROCADE)

Heb je een dubbel te pakken van een bestaande record? Dan komt het er vooral op aan om alle informatie die in deze record al staat na te kijken, eventueel te actualiseren en vervolgens alle informatie over je specifieke exemplaar toe te voegen. Je kan via twee wegen in deze record aan de slag te gaan. Enerzijds kan je vanuit de OPAC-catalogus de link naast het veld ‘Identificatie’ aanklikken.

Brocade Library Services is een volledig geïntegreerd web-gebaseerd Bibliotheek Informatie Management systeem, ontwikkeld door de Universiteit Antwerpen (UAntwerpen) in 1998. De STCV databank maakt gebruik van dit systeem. Het heeft bijgevolg zijn eigen regels en werkwijze. Het startscherm in Brocade geeft de optie tussen de aanmaak van een nieuwe record of de wijziging van een bestaande record.

Enerzijds kan je vanuit de OPAC-catalogus de link naast het veld ‘Identificatie’ aanklikken.

Anderzijds kan je in Brocade kiezen voor een record te bewerken door het nummer van deze record in te geven, die achter ‘c:stcv:’ staat bij ‘Identificatie’. Je klikt daarvoor in het startscherm ‘Bewerk een Record’ aan en voert vervolgens een ‘=’ met daaropvolgend het recordnummer in. Vervolgens klik je op ‘Registreren’.

Bij de invoer van dubbels onderneem je telkens dezelfde stappen in Brocade. Open hiervoor meteen de beschrijving in Brocade en ga nauwgezet het lijstje hieronder één voor één af. Vervolgens controleer je alle velden, zoals beschreven staat in de checklist for cataloguers. Je kijkt na of de gegevens van de titel, het impressum, de auteur enz. hetzelfde zijn. Noteer alvast als er elementen zijn die niet overeenkomen en geef aan of dat specifiek gerelateerd is aan je exemplaar (zoals een katern die ontbreekt, illustraties die zijn toegevoegd, of een katernblad die verkeerd is ingebonden) of niet.

1.    Informatie voor titelbeschrijvers

Het eerste veld waar je iets zou kunnen invoeren is de ‘informatie voor titelbeschrijvers’. Daar verwerk je opmerkingen die nuttig zouden zijn voor andere catalografen (als er bv. fouten staan in de katernsignatuur en de zetter B5 zette i.p.v. A5, of als de paginering fouten bevat). Dit is een gewoon tekstveld en de informatie die hierin terecht komt, mag in het Nederlands geplaatst worden.

2.  Lidmaatschappen

Deze informatie is normaal gezien automatisch ingevuld met codes.

·      Er moet gelinkt zijn naar STCV d.m.v. de code ‘stcv’ en de status van de beschrijving. Is de beschrijving een eerste keer ingevuld, dan staat er de code ‘sa’, verwijzend naar de voorlopige status van de record.

·      Is er een digitaal exemplaar gelinkt aan de record, dan zou er hier het lidmaatschap ‘einfo’ moeten zijn toegevoegd

·      Staat hier nog de code ‘so’, dan gaat het om een verouderde beschrijving. Je update daarom enkele velden op vlak van collatie (paginering), annotaties (sheet count), inhoud (plaatskenmerken en instellingscodes nakijken), onderwerpen (codes toevoegen, zoals paratext), plaatsing (plaatskenmerken en instellingscodes nakijken). Je kijkt hier ook of alles correct in het Engels in genoteerd op basis van de juiste terminologie. Hierna vervang je deze ‘so’-code door ‘sc’!

·      Staat hier nog de code ‘sa’, dan wil dat zeggen dat de record nog niet werd nagekeken door een tweede persoon. Ga hiervoor naar het stappenplan voor B-controle.

·      Heb je zelf nog een digitaal exemplaar toegevoegd, dan geef je hier nog het lidmaatschap ‘einfo’ in.

3.           Drager

·      Is er een digitaal exemplaar gelinkt aan de record, dan zou er hier het de code url moeten zijn toegevoegd.

·      Gaat het hier (uitzonderlijk!) om een editie op perkament i.p.v. papier, vervang de code dan door ‘perkament’.

·      Heb je zelf nog een digitaal exemplaar toegevoegd, dan geef je hier nog de code ‘url’ in.

4.  Taal

·      Zijn de opgegeven talen correct genoteerd met de juiste code (dut, fre, gre, lat…)?

·      Zijn de types doeltaal/mediërende taal/brontaal correct aangegeven?

·      Mist er nog eventuele brontaal (is de editie eigenlijk een vertaling uit een andere taal?), mediërende taal of doeltaal? Kijk daarvoor naar de typografische titelpagina.

·      Meer info vind je hier.

5.  Titel

·      Controleer de titel(s) grondig op typ- en transcriptiefouten (bij twijfel over transcriptieregels; zie de manual). Zijn er fouten gemaakt bij het transcriberen? Corrigeer ze dan.

·      Is de extensie in het geval van een sorteertitel correct ingevuld?

·      Is het type titel correct aangegeven (hoofdtitel, parallelle titel, verzameltitel, uniforme titel, sorteertitel)?

·      Is de taal van de titel correct aangegeven? (bij sorteertitel staat er bv. altijd ‘mul’)

·      Is de bron waarvan de titel is gehaald correct vermeld? (titelpagina, document, extern)

·      Vergat de invoerder een parallelle titel (als er meerdere titels in verschillende talen op de titelpagina te vinden zijn), verzameltitel (als het om een vertaling gaat), uniforme titel (in het geval van bijbels, bijbelcommentaren, anonieme populaire werken of liturgische werken) of sorteertitel  (in het geval van ordonnanties, almanakken, veilingcatalogi en thesiswerken) toe te voegen? Vul dan correct aan op basis van het regelwerk in de manual.

·      Is het nodig om een tweede titel toe te voegen, dan kan dat door linksonder op het symbooltje te klikken.

·      Meer info vind je hier.

6.  Personele auteurs

·      Kijk de transcriptie na van de auteur(s): komt die overeen met de spelling zoals die op de typografische titelpagina te vinden is? (Let op, Latijnse namen worden genormaliseerd naar nominatief, dus vb. Cornelius i.p.v. Cornelii of Cornelium). Meer info vind je hier. Zo nee, moet je naar het authority record van de auteur, door te klikken op de transcriptie.

·      Haalde de invoerder de auteursnaam niet van de titelpagina, dan zou hier de standaardvorm moeten zijn gebruikt. Zo nee, moet je naar het authority record van de auteur, door te klikken op de transcriptie.

·      Is de bron correct vermeld? (titelpagina, document, extern)?

·      Is de functiebenaming juist (gaat het bij een auteur om aut, bij een graveur om ill enz.)?

·      Zijn er auteurs (primaire auteurs, maar ook vertalers, bewerkers, illustratoren) die over het hoofd werden gezien op de titelpagina of in het werk, zoals graveurs die gravures ondertekenden?

7.           Corporatieve auteurs

·      Kijk de transcriptie na van de corporatieve auteur(s): komt die overeen met de spelling zoals die op de typografische titelpagina te vinden is? Zo nee, moet je naar het authority record van de auteur, door te klikken op de transcriptie.

·      Haalde de invoerder de auteursnaam niet van de titelpagina, dan zou hier de standaardvorm moeten zijn gebruikt. Zo nee, moet je naar het authority record van de auteur, door te klikken op de transcriptie.

·      Is de bron correct vermeld? (titelpagina, document, extern)?

·      Is de functiebenaming juist (hier moet altijd aut staan)?

8.           Auteurs in het authority-record

·      Op zoek naar de juiste schrijfwijze, kijk je eerst bovenaan in de kader of die schrijfwijze ertussen staat en selecteer ze door op het symbool voor kopiëren te klikken.

·      Staat de schrijfwijze er niet bij, dan moet je die zelf toevoegen.

·      Hiervoor moet je de record eerst ontdooien door bij ‘Bewerkingen’ dit aan te klikken en vervolgens te ‘Registreren’.

·      Vervolgens voeg je bij het veld ‘Hoofdvormen’ een ‘extra verwijzing’ toe en klik je erna op ‘Registreren’.

·      Je krijgt dan onderaan een open veld ‘verwijzing’ waar je de transcriptie invoert. Bij ‘Lidmaatschappen’ vul je nog ‘STCV’ in, waarna je nogmaals op ‘Registreren’ klikt.

·      Je bevriest de record opnieuw, door bij ‘Bewerkingen’ ‘Bevries/Ontdooi dit record’ aan te klikken en op registreren te kiezen.

·      Je kan nu de juiste schrijfwijze kopiëren om in te vullen in je STCV-beschrijving.

9.  Editie

In dit veld omschrijf je kort in het Engels als er op de titelpagina of in de paratekst melding wordt gemaakt van een editievermelding of een vertaling. Je geeft aan waar je deze info hebt gevonden (titelpagina of document). Standaardfomuleringen voor editievermeldingen vind je hier.

10.               Impressum

·      Is er sprake van een kopij-impressum, maar is dat niet aangegeven bij type, corrigeer dit dan. Meer info hierover vind je hier.

·      Kijk de transcriptie na van de uitgever op de titelpagina en/of het colofon: komt die overeen met de spelling op de titelpagina (Let op, bij Latijnse formuleringen wordt het hele stukje Latijn overgenomen, vb. ex officina de, apud etc.)? Zo nee, moet je naar het authority record van de drukker, door te klikken op de transcriptie.

·      Kijk de transcriptie na van de plaats van druk: komt die overeen met de spelling op de titelpagina en/of het colofon?  Zo nee, moet je naar het authority record van de plaatsnaam, door te klikken op de transcriptie.

·      Is de bron bij de uitgever en plaats van druk correct vermeld? (titelpagina, document, extern, colofon)

·      Haalde de invoerder de uitgever en plaats van druk niet van de titelpagina of het colofon, dan zou hier de standaardvorm moeten zijn gebruikt.  Zo nee, moet je naar het authority record van de drukker en/of het  authority record van de plaatsnaam, door te klikken op de transcriptie.

·      Is de functiebenaming juist of vergeten (gedrukt bij, boekdrukker, uitgegeven bij, te koop bij)?

·      Is er een colofon dat over het hoofd werd gezien aanvullende informatie (andere drukker/uitgever)?

·      Is het jaar van druk correct vermeld? (titelpagina: yyyy, colofon: (col. yyyy), document: (yyyy), extern [yyyy]...). Meer info vind je hier.

11.        Drukkers in het authority-record

·      Op zoek naar de juiste schrijfwijze, kijk je eerst bovenaan in de kader of die schrijfwijze ertussen staat en selecteer ze door op het symbool voor kopiëren te klikken.  (Let op, bij Latijnse formuleringen wordt het hele stukje Latijn overgenomen, vb. ex officina de, apud etc.)

·      Staat de schrijfwijze er niet bij, contacteer [[2]]! Dit doe je niet zelf!

12.               Plaatsnamen in het authority-record

·      Deze stap verloopt op dezelfde manier als auteurs in het authority-record. Op zoek naar de juiste schrijfwijze, kijk je eerst bovenaan in de kader of die schrijfwijze ertussen staat en selecteer ze door op het symbool voor kopiëren te klikken.

·      Staat de schrijfwijze er niet bij, dan moet je die zelf toevoegen.

·      Hiervoor moet je de record eerst ontdooien door bij ‘Bewerkingen’ dit aan te klikken en vervolgens te ‘Registreren’.

·      Vervolgens voeg je bij het veld ‘Hoofdvormen’ een ‘extra verwijzing’ toe en klik je erna op ‘Registreren’.

·      Je krijgt dan onderaan een open veld ‘verwijzing’ waar je de transcriptie invoert. Bij ‘Lidmaatschappen’ vul je nog ‘STCV’ in, waarna je nogmaals op ‘Registreren’ klikt.

·      Je bevriest de record opnieuw, door bij ‘Bewerkingen’ ‘Bevries/Ontdooi dit record’ aan te klikken en op registreren te kiezen.

·      Je kan nu de juiste schrijfwijze kopiëren om in te vullen in je STCV-beschrijving.

13.               Collatie

·      Controleer bij ‘Type’ of het juiste veld is ingevuld: bij een oblong is aantal centimeters in de breedte meer dan in de hoogte van het boek.

·      Bij ‘Paginering’ check je de paginering van het boek of blanco pagina’s/folio’s zijn opgegeven, zo niet, kijk je de gehele paginering of foliëring na in het boek. Vroeger werd er immers niet systematisch een ongepagineerde blanco pagina aangeduid. Bij so-beschrijvingen staat er vaak bv. [24], ...; na controle op je exemplaar kan dat vaak aangepast worden naar [1], [1 blank], [22], …

·      Paginering moet eindigen met ‘p.’, ‘f.’ of ‘columns’.

·      Je kijkt opnieuw het bibliografisch formaat na. Om het bibliografisch formaat te controleren, kan je beroep doen op de lijst met formaten.

·      De collatieformule/katernopbouw kijk je na in het boek zelf, door ze opnieuw op te stellen. Is de collatieformule hetzelfde? Dit ga je na door elk blad in het werk te controleren: volgen de katernen elkaar op dezelfde manier op, dan is dit eveneens een goede indicatie.

·      Je kijkt na of alle haakjes en superscriptcijfers etc. kloppen bij de collatieformule.

·      Je kijkt na of alle gravures of uitslaande platen zijn meegeteld buiten collatie die bij het boekblok horen door de toevoeging van ‘(and XXX engravings/and XX folding plates)’ na de katernopbouw.

14.        Annotaties

·      Bij de invoer van specifieke collecties of items kijken we telkens in bepaalde bibliografische repertoria. Zijn er bibliografische referenties die over het hoofd werden gezien?

·      Haalde de invoerder informatie over auteur(s) en het impressum uit het document of een bibliografische referentie, is er dan een vermelding van waar? Zo nee, voeg je een vermelding toe: ‘Author from f. X recto’, ‘Date derived from f. X recto’. Hetzelfde geldt voor ontbrekende impressumgegevens, dan voer je hier ‘Probably printed in the Southern Netherlands’ toe. Concrete terminologie vind je hier.

·      Kloppen de codes: ‘br’ bij een bibliografische referentie, ‘alg’ bij algemene noten, ‘sheet’ bij sheet count…?

·      Klopt de sheet count? Dat controleer je met Sheetah. Bij meerdelige werken moet dit één sheet count voor het geheel zijn, niet opgesplitst per volume.

·      In het ‘Annotatie’-veld vertaal je alle Nederlandse opmerkingen naar het Engels volgens de gebruikte terminologie.

Belangrijk is dat de sheet count hier als laatste staat aangegeven. Dat doe je door deze laatst in te vullen of achter de ‘Noot’ die bij de sheet hoort het getal aan te passen zodat het de laatste in de reeks vormt.

15.               Vingerafdruk

Alle informatie over de vingerafdruk vind je hier.

·      Je kijkt de jaar-formaatcode na: moet overeenkomen met het jaartal op de titelpagina, is er geen exact jaartal te vinden op de titelpagina, dan is de code hiervoor 0000 (ook bij een jaartal gehaald uit het colofon!)) + bibliografisch formaat

·      Je controleert de posities in het boek zelf. Wijken ze maar lichtjes af in jouw exemplaar, dan voeg je een nieuwe vingerafdruk toe. Dat doe je na controle op basis van bewijsmateriaal.

16.               Relaties

·      Zijn er bij moeder-dochterbeschrijvingen relaties gelegd? Kloppen die relaties? Meer info vind je hier.

17.               Inhoud

·      Bij de invoer van specifieke collecties of items kijken we telkens in bepaalde online databases. Zijn er bibliografische referenties die over het hoofd werden gezien? Is er, wanneer van toepassing, verwezen naar een databank (USTC, STCN…) en werkt de link?

·      We pasen verouderde bibliotheekcodes aan in so-beschrijvingen: ‘Universiteitsbibliotheek Gent’ = ‘UGENT-CB’ (+ BIB. toevoegen voor plaatskenmerk), ‘KU Leuven GBIB’ = ‘KUL-G’, ‘KUL-C’ = ‘KUL-BC’, ‘Stadsbibliotheek Antwerpen’ = EHC, PBL = BHL, SA-Mechelen = SESA-Mechelen… Een volledige lijst met de te gebruiken bibliotheekcodes vind je hier.

·      Werkt de digitale link van een eventueel aanwezig digitaal exemplaar?

·      Kan je vanuit je eigen instelling nog een digitaal exemplaar toevoegen? Meer info vind je hier. Heb je zelf nog een digitaal exemplaar toegevoegd, dan geef je nog het lidmaatschap ‘einfo’ bij ‘Lidmaatschappen’ en de code ‘url’ bij ‘Drager’ in.

18.               Onderwerpen

·      Bij ‘Onderwerpen’ kijk je na of er minstens 1 code is gegeven voor ‘Subject headings’,  of er iets kan worden gegeven voor ‘publication types’, dat er bij ‘typographical Characteristics’ (sowieso eentje voor het lettertype en eentje voor info over de titelpagina) minstens 2 zijn aangeduid en nagekeken of er iets zit bij ‘paratexts’.

·      Bij so-beschrijvingen kijk je na of je nog kan aanvullen, zo zijn er intussen nieuwe codes bij ‘publication types’, (poëzie is bv. nieuwer), ‘typographical Characteristics’ (‘ruled border (t310 & t330), ‘more than one colour’ (t230 & t231), chronogrammen en volvelles) en ‘paratexts’ (geheel nieuw).

19.               ‘Plaatsing’

• Updaten van de plaatskenmerken:  ‘Universiteitsbibliotheek Gent’ = ‘UGENT-CB’ (+ BIB. toevoegen voor plaatskenmerk), ‘KU Leuven GBIB’ = ‘KUL-G’, ‘KUL-C’ = ‘KUL-BC’, ‘Stadsbibliotheek Antwerpen’ = EHC, PBL = BHL, SA-Mechelen = SESA-Mechelen… Een volledige lijst met de te gebruiken bibliotheekcodes vind je hier.
• Bij ‘Informatie’ in het ‘Annotatie’-veld alle Nederlandse opmerkingen vertalen naar het Engels volgens de gebruikte terminologie.
• Nakijken of er informatie ontbreekt of anders is op exemplaar-niveau. Meer info vind je hier.

5. INVOER VAN NIEUWE BESCHRIJVINGEN

Brocade Library Services is een volledig geïntegreerd web-gebaseerd Bibliotheek Informatie Management systeem, ontwikkeld door de Universiteit Antwerpen (UAntwerpen) in 1998. De STCV databank maakt gebruik van dit systeem. Het heeft bijgevolg zijn eigen regels en werkwijze. Het startscherm in Brocade geeft de optie tussen de aanmaak van een nieuwe record of de wijziging van een bestaande record.

Wil je een nieuwe record aanmaken, omdat de druk die je voor je hebt liggen nog niet in de STCV-databank te vinden is, dan klik je het veld ‘leeg’ aan en klik je vervolgens op ‘Registreer’ (de Enter-toets werkt niet in dit systeem).

Vervolgens ga je het lijstje af dat in de checklist for cataloguers. Hieronder worden de belangrijkste punten samengevat.

Vergeet niet om regelmatig op ‘Registreren’ te klikken voor je verder gaat naar een nieuw veld, om er zeker van te zijn dat je verwerkte gegevens worden opgeslagen.

1.    Informatie voor titelbeschrijvers

Het eerste veld waar je iets zou kunnen invoeren is de ‘informatie voor titelbeschrijvers’. Daar verwerk je opmerkingen die nuttig zouden zijn voor andere catalografen (als er bv. fouten staan in de katernsignatuur en de zetter B5 zette i.p.v. A5, of als de paginering fouten bevat). Dit is een gewoon tekstveld en de informatie die hierin terecht komt, mag in het Nederlands geplaatst worden.

2.           Lidmaatschappen

Deze informatie is normaal gezien automatisch ingevuld met codes.

·      Er moet gelinkt zijn naar STCV d.m.v. de code ‘stcv’ en de status van de beschrijving. Is de beschrijving een eerste keer ingevuld, dan staat er de code ‘sa’, verwijzend naar de voorlopige status van de record.

·      Is de beschrijving al gecontroleerd volgens het ABC-proces, dan verander je de code ‘sa’ naar de code ‘sc’. Dat moet je dus aanpassen van zodra iemand jouw voorlopige beschrijving heeft gecontroleerd. Meer info hierover vind je hier!

·      Heb je zelf nog een digitaal exemplaar toegevoegd, dan geef je hier nog het lidmaatschap ‘einfo’ in.

3.  Drager

·      Hier staat standaard de drager ‘paper’ aangegeven

·      Gaat het .hier (uitzonderlijk!) om een editie op perkament i.p.v. papier, vervang de code dan door ‘perkament’.

·      Heb je zelf nog een digitaal exemplaar toegevoegd, dan geef je hier nog de code ‘url’ in.

4.  Taal van de inhoud

In deze velden vul je de doeltaal, oftewel de taal waarin het document is opgemaakt, in. Ook hier wordt gebruik gemaakt van codes die je via het vergrootglas door op ‘Zoek’ te klikken vindt.

·      In sommige gevallen, zoals een tweetalig woordenboek, moet je meer dan één brontaal ingeven.

·      Als je het weet dat de druk die voor je ligt vertaald is uit een andere taal, dan geef je de oorspronkelijke taal op als ‘brontaal’ bij het uitrolmenu ‘type’. Meer informatie over de keuze van talen, vind je hier.

5.  Titel

Om de titel in te voeren kijken we naar de typografische titelpagina. Als er meerdere bladen zijn die (delen van) een titel bevatten, kijken we naar het blad met de meest volledige informatie. Een titelpagina bevat volgende elementen:

·      Een titel

·      Een impressum

·      De auteur van het werk

·      Een editievermelding

·      Een drukkersmerk

·      Ornamenten en illustraties

Zit er geen typografische titelpagina in het werk, maar wel bijvoorbeeld een gegraveerde titelpagina, een halve titel of een frontispice in, dan nemen we dat blad voor de informatie. Is er helemaal geen titel(pagina) aanwezig, dan kiezen we voor de eerste regel van het eerste gedrukte blad. Een overzicht vind je hier!

·      De titel wordt toegevoegd conform de transcriptieregels. Het is van belang om de eerste vijf woorden zo veel mogelijk te behouden. Aanvullend informatie wordt zo veel mogelijk vermeden, zolang de grammatica structuur van de titel nog klopt. Staat er als titel van een bepaald werk bv. ‘Gebedenboek over de mirakelen verricht door de heilige moeder gods Maria’, dan is het zeker oké om enkel ‘Gebedenboek over de mirakelen verricht door […] Maria’ op te nemen.

·      Bij ‘extensie’ vul jij bij een gewone titel op de titelpagina niets in. Bij ‘type’ kies je voor het type van titel. Bijna altijd gaat het om een ‘hoofdtitel: ondertitel’. In sommige gevallen moet je een tweede titelveld toevoegen voor andere soorten titels. Meer informatie over wanneer dat zich voordoet en hoe je de verschillende velden dan moet invullen, is hier te vinden. Kort samengevat is:

• • de verzameltitel: de titel van het oorspronkelijke werk van waaruit de druk die je voor je hebt zou zijn vertaald. Het kan ook gaan om titels waarvan de spelling gestandaardiseerd is om het zoeken naar titels door gebruikers te vergemakkelijken. Meer informatie over wanneer dat zich voordoet en hoe je de verschillende velden dan moet invullen, is hier te vinden.
  • de uniforme titel verplicht toe te voegen bij bijbelboeken, populaire anonieme werken en liturgische werken. Meer informatie over wanneer dat zich voordoet en hoe je de verschillende velden dan moet invullen, is hier te vinden.
  • de sorteertitel als de druk in kwestie een ordonnantie, een thesis, een periodiek, almaak of veilingcatalogus is. Bij zulke publicaties wordt er naast een hoofdtitel dus een sorteertitel ingevuld. Die staat voor een code van het publicatietype: <ORD> (voor ordonnanties), <THE> (voor thesissen), <ALM> (voor almanakken), <AUC> (voor veilingcatalogi) en <PER> voor periodieken. Bij ‘extensie’ komt de datum van wanneer de publicatie werd verordend/verdedigd aangegeven als volgt: jjjj,mm,dd. Meer info vind je hier. Meer informatie over wanneer dat zich voordoet en hoe je de verschillende velden dan moet invullen, is hier te vinden.
  • de parallelle titel als er twee of meerdere titels op een titelpagina staan opgetekend in meerdere talen, gescheiden van elkaar. De eerst vermelde titel is dan een gewone hoofdtitel, de tweede titel is een parallelle titel. Meer informatie over wanneer dat zich voordoet en hoe je de verschillende velden dan moet invullen, is hier te vinden.

·      Bij het veld ‘taal’ voeg je de taal waarin de titel staat getranscribeerd in.

·      Bij ‘bron’ geef je aan waar je de titel vond, in de meeste gevallen is dat op de titelpagina.

·      Het veld ‘onderdrukt?’ is voor ons niet van toepassing.

·      Is het nodig om een tweede titel toe te voegen, dan kan dat door linksonder op het symbooltje te klikken.

Alle info over titels in Brocade, vind je hier.

Opmerking:

Waar vind je de titel van een bepaald werk als er geen titelpagina aanwezig is?

- In het document zelf (in de paratekst, op frontispice, of de incipit)

- Extern (op basis van bibliografische referenties)

6.  Auteur(s)

Hier nemen we de personele auteurs op. Wordt de auteur vermeld op de titelpagina, dan moet je de schrijfwijze overnemen (Let op, Latijnse namen worden genormaliseerd naar nominatief, dus vb. Cornelius i.p.v. Cornelii of Cornelium). Meer info vind je hier.

·      Persoonlijke auteurs kan je zoeken in de authority records, door via het vergrootglasje op ‘Zoek’ te klikken en vervolgens de naam van de auteur in te geven in het pop-up venster. In dit veld gaat het niet alleen om ‘primaire auteurs’, maar voegen we ook illustratoren, vertalers, bewerkers enz. toe.

·      Vaak krijg je een lijst met een heleboel namen. Als je de juiste naam wil uitkiezen, moet je zeker zijn dat het een record is gelinkt aan STCV, gekenmerkt door het logo. Je kan ook links filteren op het lidmaatschap ‘STCV’ om uitsluitend records van STCV voorgeschoteld te krijgen.

·      Heb je je auteur gevonden, dan klik je op zijn naam. Je komt vervolgens in zijn authority record terecht. Als de naam van de auteur op de titelpagina te vinden is, moet je de schrijfwijze overnemen zoals die er staat. Bij ‘Naam’ kan je zoeken of je deze schrijfwijze terug kan vinden, door op het kopieerlogo te klikken. Latijnse namen geven we weer in de nominatief, ook al staan ze in een andere naamval op de titelpagina.

·      Staat jouw specifieke schrijfwijze er niet tussen? Dan klik je op de link die begint met een ‘a’ naast ‘Recordnummer’. Nu kom je in de authority record terecht. Je krijgt meteen de melding dat de record bevroren is.

·      Om aanpassingen te maken, moet je eerst bij ‘Bewerkingen’ ‘Bevries/Ontdooi dit record’ klikken en vervolgens op ‘Registreren klikken’. Je kan nu een nieuwe schrijfwijze van een auteur toevoegen door bij ‘Hoofdvormen’ te klikken op ‘Extra verwijzing(en)’.

·       Je transcribeert vervolgens zijn/haar naam in een leeg vakje dat onderaan het vak ‘Hoofdvormen’ verschijnt met ‘verwijzing’ en duidt bij het lidmaatschap ‘STCV’ aan. Vervolgens klik je op ‘Registreren’. Vooraleer je het tabblad afsluit, dien je eerst je record opnieuw te bevriezen.

·      Staat jouw auteur niet in de lijst van resultaten voorzien van een STCV-logo? Dan zoek je bij de resultaten met het A-logo: dat zijn records uit de algemene catalogus, die wij voor STCV mogen ‘adopteren’. Dat doen we door het record te openen, door eerste juiste persoon uit te kiezen en dan op de a-code rechts van ‘Recordnummer’ te klikken. Hier kan je nieuwe verwijzingen (en dus schrijfwijzen toevoegen). Vooraleer je de record na afloop sluit, vink je het STCV-lidmaatschap toe en bevries je de record.

·      Door op het juiste ‘kopieer’-icoontje te klikken in het overzichtsveld bovenaan in de record, kopieer je de schrijfwijze nodig voor de record.

·      Als de record bevroren is, kan je vervolgens dit tabblad sluiten en in je bibliografische record deze schrijfwijze plakken door linksboven het kopieericoontje aan te klikken, als je met je cursor in het veld ‘Familienaam’ staat.

·      Komen je gegevens niet van de titelpagina, maar uit het document of a.d.h.v. externe info? Dan klik je in de authority record op de standaardbenaming, te vinden in de hoofdvorm.

·      Bij ‘Functie’ kies je via ‘Zoek’ naar de functie van de persoon. Bij gewone auteurs gaat het om de code ‘aut’.

·      Bij ‘Bron’ geef je aan waar je de auteursnaam hebt gevonden: van de titelpagina, uit het document of extern. Haalde je de informatie over de auteur uit het document of uit externe info, dan geef je dat in het Annotatieveld aan (zie later).

·      Vind je de auteur helemaal niet? Dan moet je een nieuwe authority record aanmaken. Meer info over de aanmaak vind je hier!

·      Als dat nodig is, kan je aanvullende auteurvelden gebruiken, als er sprake is van illustratoren, andere auteurs, vertalers, compilators en dergelijke meer. Zijn er auteurs (primaire auteurs, maar ook vertalers, bewerkers, illustratoren) die over het hoofd werden gezien op de titelpagina of in het werk, zoals graveurs die gravures ondertekenden? De werkwijze hier is dan hetzelfde als een gewone auteur, behalve dan de functie, die opnieuw via ‘Zoek’ kan terugvinden.

7.  Corporatieve auteurs

De werkwijze komt hier overeen met die van persoonlijke auteurs. Wanneer je een corporatieve auteur moet toevoegen, lees je hier en hier. Hoe je dat doet, lees je hier.

·      Corporatieve auteurs zijn voor onze instellingen, instanties en organisaties, zoals een stad, een bisdom, een overheid, zoals de Raad van Vlaanderen…

·      Belangrijk op te merken hierbij is dat heersende koningen, gouverneurs, pausen, bisschoppen en andere hoog aangeschreven heersers als personele auteur worden beschouwd.

·      Vind je een corporatieve auteur op de titelpagina, dan neem je de spelling over zoals die op de typografische titelpagina te vinden is. Daarvoor moet je naar het authority record van de auteur.

·      Haalde de invoerder de auteursnaam niet van de titelpagina, dan zou hier de standaardvorm moeten zijn gebruikt. Zo nee, moet je naar het authority record van de auteur. Hier volg je dezelfde stappen als bij de personele auteur.

·      Haalde je de informatie van de auteur uit het document of uit externe info, dan geef je dat in het Annotatieveld aan (zie later).

·      Je zorgt ervoor dat je de bron correct vermeldt (titelpagina, document, extern)

·      De functiebenaming is hier altijd aut.

8.           Editie

In dit veld omschrijf je kort in het Engels als er op de titelpagina of in de paratekst melding wordt gemaakt van een editievermelding of een vertaling. Je geeft aan waar je deze info hebt gevonden (titelpagina of document). Standaardfomuleringen voor editievermeldingen vind je hier.

9.           Impressum

·      In dit veld vul je in waar, wanneer en door wie een publicatie werd aangeleverd. Het veld ‘Type’ staat standaard op ‘normaal’. Alleen als er sprake is van een kopij-impressum – wat heel zeldzaam is – duid je ‘Kopij-imp.’ Dit komt enkel voor als er op de titelpagina formuleringen staan die duidelijk maken dat een werk gedrukt is ‘naar de kopie in [plaats]’. Meer info hierover vind je hier.

·      Volg de transcriptie van de uitgever op de titelpagina en/of het colofon (Let op, bij Latijnse formuleringen wordt het hele stukje Latijn overgenomen, vb. ex officina de, apud etc.)? Zoek in het authority record van de drukker naar een verwijzing die daarmee overeenkomt. Op zoek naar de juiste schrijfwijze, kijk je eerst bovenaan in de kader of die schrijfwijze ertussen staat en selecteer ze door op het symbool voor kopiëren te klikken.

Het is hierbij van belang om enkel naar de STCV-records te kijken, gekenmerkt door het logo van STCV. De andere resultaten behoren immers toe tot de algemene catalogus en mogen, in tegenstelling tot auteurs, niet gebruikt worden voor STCV.

Opmerking: Het komt wel eens voor dat er verschillende drukkersfamilies zijn met gelijkaardige/dezelfde namen. Zorg er dus voor dat je zeker de juiste drukker uitkiest door de datum van druk te vergelijken met de periode van activiteit.

·      Kies bijgevolg voor de exacte schrijfwijze zoals die op de titelpagina staat of de standaardvorm als de drukker enkel in het document vermeld wordt, of als je de informatie extern gevonden hebt.

·      Ook bij de uitgever moet je een functie toevoegen. Vaak staat immers op de titelpagina vermeld welke functie die had: boekverkoper of drukker, of staat er specifiek ‘gedrukt bij’, ‘gedrukt voor’ enz. Via het uitrolmenu kan je kiezen welke overeenkomt met de omschrijving. Even vaak staat er niets extra vermeld over de drukker, in dat geval kiezen we voor ‘niet gedefinieerd’. Let op: dit doen we niet voor Latijnse benaming: staat er bv. ‘typis Plantini’, dan kiezen we alsnog voor ‘niet gedefinieerd’.

·      Haalde je de informatie over de uitgever uit het document of uit externe info, dan geef je dat in het Annotatieveld aan (zie later). Vond je informatie over de uitgever achteraan in het werk? Dan gaat het waarschijnlijk om een colofon. In dat geval behandelen we de uitgeversgegevens op dezelfde manier als bij een titelpagina, maar kiezen we bij ‘Bron’ voor colofon. Meer info vind je hier.

·      Staat de schrijfwijze er niet bij, contacteer [[3]]! Dit doe je niet zelf!

Voor de plaats van publicatie gaan we op dezelfde manier tewerk. Meer info vind je hier. Volg de transcriptie van de plaats van druk op de titelpagina en/of het colofon. Zoek in het authority record van de plaatsnaam naar een verwijzing die daarmee overeenkomt. Op zoek naar de juiste schrijfwijze, kijk je eerst bovenaan in de kader of die schrijfwijze ertussen staat en selecteer ze door op het symbool voor kopiëren te klikken. Haalde je de informatie over de plaats van publicatie uit het document of uit externe info, dan geef je dat in het Annotatieveld aan (zie later).

·      Staat de schrijfwijze er niet bij, dan moet je die zelf toevoegen.

·      Hiervoor moet je de record eerst ontdooien door bij ‘Bewerkingen’ dit aan te klikken en vervolgens te ‘Registreren’.

·      Vervolgens voeg je bij het veld ‘Hoofdvormen’ een ‘extra verwijzing’ toe en klik je erna op ‘Registreren’.

·      Je krijgt dan onderaan een open veld ‘verwijzing’ waar je de transcriptie invoert. Bij ‘Lidmaatschappen’ vul je nog ‘STCV’ in, waarna je nogmaals op ‘Registreren’ klikt.

·      Je bevriest de record opnieuw, door bij ‘Bewerkingen’ ‘Bevries/Ontdooi dit record’ aan te klikken en op registreren te kiezen.

·      Je kan nu de juiste schrijfwijze kopiëren om in te vullen in je STCV-beschrijving.

Om het jaar van publicatie toe te voegen, vul je bij ‘sorteer op’ het jaartal in. Bij ‘Type’ kies je vervolgens voor de juiste code, afhankelijk van waar je de info vond:

·      YYYY = zoals het op de titelpagina staat

·      [c. YYYY] = op basis van externe gegevens schatten we datum van druk in een bepaald jaar

·      s. a. = geen jaartal te vinden

·      inter [YYYY-YYYY] = op basis van externe gegevens schat je de publicatiedatum tussen twee jaartallen in (bv. twintig jaar na de geboorte van een auteur en diens sterfdatum)

Dit zijn voorbeelden, meer info en andere mogelijkheden vind je hier.

Haalde je de informatie over het jaar van publicatie uit het document of uit externe info, dan geef je dat in het Annotatieveld aan (zie later).

·      De bron bij de uitgever en plaats van druk moet ook worden vermeld: titelpagina, document, extern, colofon. Dat maakt duidelijk vanwaar je je informatie haalde. Als je de datum van druk baseerde op de periode van activiteit van de drukker, dan gaat het om een externe bron.

·      Haalde je de uitgever en plaats van druk niet van de titelpagina of het colofon, dan zou hier de standaardvorm moeten zijn gebruikt.  

·      Is de functiebenaming juist of vergeten (gedrukt bij, boekdrukker, uitgegeven bij, te koop bij)?

·      Kijk ook altijd na of er een colofon if dat aanvullende informatie (andere drukker/uitgever, jaartal of plaats van druk) bevat.

10.        Collatie

In het veld ‘Collatie’ zijn verschillende gegevens in te voeren. Eerst en vooral moet je kiezen voor een bepaald ‘Type’. Heb je een standaardboek, dan gaat het om het type ‘normaal’, is de breedte van het werk groter dan de hoogte, dan gaat het om een ‘oblong’.

Voorbeeld van een oblong

·      Bij ‘Paginering’ kijk je de paginering van het boek na en geef je aan blanco pagina’s/folio’s zijn opgegeven, zo niet, kijk je de gehele paginering of foliëring na in het boek. Hoe je dat juist doet, lees je hier.

·      Paginering moet eindigen met ‘p.’, ‘f.’ of ‘columns’.

·      Je kijkt het bibliografisch formaat na. Om het bibliografisch formaat te controleren, kan je beroep doen op de lijst met formaten door te kijken naar de kettinglijnen en het watermerk.

·      De collatieformule/katernopbouw stel je op op basis van het boek zelf. Dit ga je na door elk blad in het werk te controleren. Hoe je dat precies doet, lees je hier. Gaat het om een meerdelig werk: dan heb je drie (of meer) collaties:

·      Een eerste met het bibliografisch formaat ingevuld en bij de katernopbouw het aantal volumes ingegeven als ‘x volumes’

·      Vervolgens individuele collatievelden per volume aangegeven door het specifieke deel, het bibliografisch formaat is hier niet ingevuld: 1# paginering, 1# katernopbouw & 2# paginering, 2# katernopbouw enz.

·      Alle haakjes en superscriptcijfers etc. moeten kloppen bij de collatieformule.

·      Gravures en uitslaande platen buiten collatie worden meegeteld die bij het boekblok horen door de toevoeging van ‘(and XXX engravings/ and XX folding plates)’ na de katernopbouw.

11.        Annotatie(s)

·      Bij de invoer van specifieke collecties of items kijken we telkens in bepaalde bibliografische repertoria. Zijn er bibliografische referenties die over het hoofd werden gezien?

·      Haalde je de informatie over auteur(s) en het impressum uit het document of een bibliografische referentie, is er dan een vermelding van waar? Zo ja, voeg je een vermelding toe: ‘Author from f. X recto’, ‘Date derived from f. X recto’. Hetzelfde geldt voor ontbrekende impressumgegevens, dan voer je hier ‘Probably printed in the Southern Netherlands’ toe. Concrete terminologie vind je hier.

·      Type 'with' (met): dit is voor met-publicaties. Hier vermelden we apart genoemde delen die in de publicatie voorkomen, maar deel uitmaken van de editie op de volgende gestandaardiseerde wijze: [author], title (f. F2 recto - f. L4 verso).

·      Type 'sheet' (sheet count of aantal vellen): vb 12.75 (altijd met een punt en niet met een komma). We kunnen de sheet count gemakkelijk vinden met de Sheetah, een Excel-bestand dat de projectleider je zal bezorgen.

·      Type 'price' (prijsaanduiding van een uitgave op de titelpagina of in het boek): we transcriberen wat er staat, vb. 1 stuyver (f. A1 recto)

Belangrijk is dat de sheet count hier als laatste staat aangegeven. Dat doe je door deze laatst in te vullen of achter de ‘Noot’ die bij de sheet hoort het getal aan te passen zodat het de laatste in de reeks vormt.

12.        Vingerafdruk

Algemene informatie vind je hier.

·      Je vult de jaar-formaatcode in: moet overeenkomen met het jaartal op de titelpagina, is er geen exact jaartal te vinden op de titelpagina, dan is de code hiervoor 0000 (ook bij een jaartal gehaald uit het colofon!)) + bibliografisch formaat

·      Je controleert de posities in het boek zelf.

13.        Relaties met andere beschrijvingen

·      is er sprake van een semi-onafhankelijke publciatie metj moeders en dochters? Meer info vind je hier.

·      Linken naar de beschrijving van je eigen instelling (in ANET) kan door bij ‘Type’ ‘svld’ in te vullen en bij ‘Beschrijving’ het recordnummer van je instelling in te voeren.

14.        Inhoudsvelden

·      We gebruiken het veld ‘Inhoud’ om enerzijds digitale exemplaren toe te voegen aan de record en om links naar andere bibliografische databases toe te voegen.  Als je een inhoudsveld wil toevoegen, klik dan op ‘Extra inhoudsveld(en). Kan je vanuit je eigen instelling nog een digitaal exemplaar toevoegen? Meer info vind je hier.

·      Heb je een digitaal exemplaar toegevoegd? Dan moet je bij lidmaatschappen ‘einfo’ toevoegen en bij ‘Drager(s)’ net daaronder ‘url’.

·      Bij de invoer van specifieke collecties of items kijken we telkens in bepaalde online databases. Zijn er relevant voor deze editie? Vind hier meer informatie om ze in te voeren.

·      Als je twijfelt, neem dan contact op met [[4]]!

·      Als een record illustraties bevat, dan zijn die metadata ook in dit veld 'inhoud' te vinden met als ‘Type’ 'illustratie' [illustration]. Deze zijn vaak automatisch in batch toegevoegd en niet manueel. Verander hier niks.

15.        Onderwerpen

In dit veld geven we trefwoorden in die betrekking hebben op de druk, door gebruik te maken van codes (vb. 4011). Alle mogelijke codes, onderverdeeld in onderwerpen, publicatietypes, typografische karakteristieken en paratexten vind je hier. Het is niet altijd mogelijk om van elk van deze vier thema’s een trefwoord te vinden. De standaard is dan ook:

·      Tenminste 1 code voor een onderwerp in de lijst met onderwerpen. We proberen hierbij zo specifiek mogelijk te gaan (d001 (General works) of d007 (Religion (general)) wordt zoveel mogelijk vermeden

·      Indien relevant, voeg een code toe voor publicatietype

·      Tenminste 1 code voor lettertypes uit de lijst met typografische kenmerken

·      Tenminste 1 code voor het type titelpagina uit de lijst met typografische kenmerken

·      Wanneer toepasbaar, voeg een code toe voor illustraties uit de lijst met typografische kenmerken

·      Wanneer toepasbaar, voeg een code toe voor het gebruik van kleur uit de lijst met typografische kenmerken

·      Wanneer toepasbaar, voeg een code toe voor het type paratekst uit de lijst met parateksten

16.         Plaatsing

Om je exemplaar aan de record toe te voegen, vul je bij ‘instelling: genre’ de code voor je instelling in uit de lijst, door op ‘Zoek’ te klikken via het vergrootglasje.

Vervolgens geef je het ‘Plaatskenmerk’ in, zoals dat gebruikt wordt in je instelling. Meer informatie over de invoer, vind je hier.

·      Bij ‘Bezit’ geven we enkel iets in als het om meerdelige werken gaat, bv. 1#-2# in 1 volume

·      Bij ‘Annotatie’ voegen we informatie in die eigen is aan het exemplaar. Elk gedeelte scheiden we van elkaar met de HTML-code <br>. Gebruikte annotaties zijn:

o   <CON> (= het exemplaar bevindt zich in een convoluut, een boekband die bestaat uit meerdere teksten)

o   <INC> (= het huidige exemplaar mist folios of katernen)

o   <BM> (= in het huidige exemplaar zijn folios of katernen verkeerd ingebonden)

o   <ILE> (= in het huidige exemplaar zijn gravures toegevoegd die geen deel uitmaken van de collatie)

Na deze codes maken we specifiek wat er juist gaande is a.d.h.v. standaardformuleringen, meer info vind je hier. Bijvoorbeeld:

·      <INC> lacks f. A4

·      <BM> f. L2 is bound before f. L1

·      <INC> lacks gathering Q<br><BM> f. B5.8 and B6.7 are bound incorrectly after f. B11

·      <INC> lacks <<pi>>1 (engraved title page)<br><BM> f. A6.7 bound incorrectly before f. A5.8

·      <ILE>

Na deze laatste stap is je record compleet en kan je je gegevens nakijken. Dat doe je door eerst nog eens op ‘Registreren’ te klikken.

Aan het begin van de record kan je vervolgens klikken op ‘OPAC stcvopac’. Op die manier kom je in de record terecht van de openbaar toegankelijke database. Je overloopt in deze lay-out nog eens alle gegevens. Kom je zo nog foutjes tegen, dan kan je ze wijzigen in Brocade.

8. BIBLIOGRAFISCHE REFERENTIES

Bij de invoer van specifieke collecties of items kijken we telkens in bepaalde online databases en/of bibliografische repertoria.

Type materiaal	Te checken databases en repertoria	Meer info
15de eeuws materiaal	Database: Incunabula Short Title Catalogue Gesamtkatalog der Wiegendrucke	Verwijzing manual
	Bibliografisch repertorium: Polain, Marie-Louis. Catalogue des livres imprimés au quinzième siècle des bibliothèques de Belgique. Brussel, 1932.	Verwijzing manual
16de eeuws materiaal	Database: Universal Short Title Catalogue	Verwijzing manual
	Bibliografische repertorium: VOOR 1540: Nijhoff, Wouter & Kronenberg, Maria Elizabeth. Nederlandsche bibliographie van 1500 tot 1540. Den Haag, 1923–1971. NA 1540: Cockx-Indestege, Elly, Glorieux, Geneviève & Op de Beeck, Bart. Belgica Typographica 1541–1600. Catalogus librorum impressorum ab anno MDXLI ad annum MDC in regionibus quae nunc Regni Belgarum partes sunt. Nieuwkoop, 1968–1994.	Verwijzing manual
Noord-Nederlands	Database: Short Title Catalogue Netherlands	Verwijzing manual
Brits	Database: English Short Title Catalog	Verwijzing manual
Duits	Database: 1501-1600 Verzeichnis der im deutschen Sprachbereich erschienenen Drucke des 16. Jahrhunderts (VD 16) 1601-1700 Verzeichnis der im deutschen Sprachraum erschienenen Drucke des 17. Jahrhunderts (VD 17)	Verwijzing manual
Bijbels	Database: Biblia Sacra	Verwijzing manual
Erasmusdrukken	Database: Erasmus Online (EOL)	Verwijzing manual
jesuitica	Bibliografisch repertorium: De Backer, Augustin & Aloys, & Sommervogel, Carlos. Bibliothèque de la compagnie de Jésus. Nouvelle édition. Brussel & Parijs, 1890–1911 (herdruk: Heverlee, 1960).	Verwijzing manual
catholica	Bibliografisch repertorium: Bibliotheca catholica Neerlandica impressa, 1500–1727. Den Haag, 1954.	Verwijzing manual
Gedrukt in Gent	Bibliografisch repertorium: Vander Haeghen, Ferdinand. Bibliographie gantoise: recherches sur la vie et les travaux des imprimeurs de Gand, 1483–1850. Gent, 1858–1869.	Verwijzing manual
Gedrukt in Ieper	Bibliografisch repertorium: Diegerick, Alphonse. Essai de bibliographie yproise. Étude sur les imprimeurs yprois, 1547–1834. Ieper, 1873–1881 (herdruk: Nieuwkoop, 1966).	Verwijzing manual
Gedrukt in het Spaans	Bibliografisch repertorium: Peeters-Fontainas, Jean F. Bibliographie des impressions espagnoles des Pays-Bas méridionaux. Nieuwkoop, 1965.	Verwijzing manual
Gedrukt bij Plantijn	Bibliografisch repertorium: Voet, Leon. The Plantin Press, 1555–1589: a bibliography of the works printed and published by Christopher Plantin at Antwerp and Leiden. Amsterdam, 1980–1983.	Verwijzing manual

9. TE GEBRUIKEN ENGELSE TERMINOLOGIE

Veld	Gebruikte term/toelichting	Engelse term
Editievermelding	(Tweede/laatste/nieuwe) druk	(Second/latest/new) impression
	(Tweede/laatste/nieuwe) editie	(Second/latest/new) edition
	Vermeerderd/uitgebreid	Enlarged
	Vertaald van XX naar XX	Translated from the XX into XX
	Vertaald van XX naar XX via het XX	Translated from the XX into XX and from the XX into XX
	Overg(h)eset	Translated
	Op rijm gesteld	Versified
	Vermeerderde editie	Enlarged edition
	Gecorrigeerd	Corrected
	Nunc primum edita	First edition
	Aucta	Enlarged edition
	Editio nova et auctior	New, enlarged edition
	Editio emendatoria	Corrected edition
	Nunc primum in n volumen redacte	First edition in n volumes
	Editio altera	Second edition
	Editio castigata	Corrected edition
	Opera omnia nunc primum in unum volumen redacta	First edition
	Ad autographum redactam	Corrected on the autograph
	Per auctorem emendatam	Corrected by the author
	In versibus translatam	Versified
	Editio repurgata	Corrected edition
	Editio secunda aucta et recognita	Second, enlarged edition
	Ad autographum fidem recensiti	Corrected on the autograph
	Locupletata	Enlarged edition
	Editio postrema	Latest edition
	À mendis expurgata	Corrected edition
Collatie	Als een aanzienlijk deel bladen ontbreekt bij een editie, waarvan maar één exemplaar beschreven is, geven we aan bij de paginering met vierkante haakjes dat ‘de rest ontbreekt’	[the rest is missing]
	Als een aanzienlijk deel bladen ontbreekt bij een editie, waarvan maar één exemplaar beschreven is, geven we aan bij de katernopbouw met vierkante haakjes dat ‘alles ontbreekt na’ folio of katern #.	(lacks everything after f. #/gathering #)
	Als een katernblad ontbreekt aan het einde van een editie, geven we aan bij katernopbouw dat ‘f. XX ontbreekt, blanco?’	(lacks f. XX, blank?)
	Als een katernblad aan het einde van een editie blanco is, geven we aan bij katernopbouw dat ‘f. XX blanco’ is	(f. XX blank)
	Als er gravures aanwezig zijn in de editie die zijn toegevoegd aan de bestaande katernen dan geven we aan bij katernopbouw hoeveel dat er zijn ‘en XX gegraveerde folios’	(and XX engraved folio(s)/engraving(s))
	Als er uitslaande platen aanwezig zijn in de editie die zijn toegevoegd aan de bestaande katernen dan geven we aan bij katernopbouw hoeveel dat er zijn ‘en XX uitslaande platen’	(and XX folding plate(s))
Annotatie(s)	Geen titelpagina; titel van f. XX recto/verso (= incipit/page header/approbatie/…) = enkel als er in de standard copy geen titelpagina is	No title page, title from f. XX recto/verso (= incipit/running title/approbation/…)
	Titelpagina ontbreekt; titel van f. XX recto/verso (= incipit/page header/approbatie/…) = enkel als de titelpagina afwezig is bij het enige exemplaar beschreven bij een editie	Lacks title page, title from f. XX recto/verso (= incipit/running title/approbation/…)
	Datum van f. XX recto/verso  (= titel/approbatie/…) = Als we de datum niet uit het impressum kunnen halen	Date from  f. XX recto/verso  (= title/approbation/…)
	Auteur van f. XX recto/verso  (= titel/approbatie/…) = Als we de auteur niet op de titelpagina kunnen vinden	Author from  f. XX recto/verso  (= approbation/…)
	Datum afgeleid van (het chronogram op) f. XX/de drukkersactiviteit	Date derived from (the chronogram on) f. XX recto/verso/ the printer’s period of activity
	Mogelijk gedrukt in de Zuidelijke Nederlanden	Possibly printed in the Southern Netherlands
	Waarschijnlijk gedrukt in de Zuidelijke Nederlanden	Probably printed in the Southern Netherlands
	Verschillende staten. Sommige kopieën .. (staat A), andere kopieën … (staat B)	Different states. Some copies … (state A), other copies … (state B)
Exemplaarinformatie (plaatsing)
Bezit	Deel X	X#
	X#-X# in X banden	X#-X# in X volumes
Annotatie	<INC> f. XX (blanco?) ontbreekt/ontbreken	<INC> lacks f. XX (blank?)
	<INC> katern XX ontbreekt	<INC> lacks gathering XX
	<INC> bevat enkel katernen XX-XX	<INC> only contains gatherings XX-XX
	<INC> alles na f. XX ontbreekt	<INC> lacks everything after f. XX
	<BM> f. XX is gebonden voor/na f. XX	<BM> f. XX is bound before/after f. XX
	Bevat XX uitslaande platen	With XX folding plates
	Bevat XX gravures / gegraveerde folio’s (buiten collatie)	With XX engravings / engraved folios (outside collation)
	Bevat geen gravures/gegraveerde folio’s/uitslaande platen buiten collatie terwijl die er wel zouden moeten zijn	Without engravings/engraved folios/folding plates outside collation
	Exemplaar met … [bij staatverschillen]	State …
	(Gravures) volledig met de hand ingekleurd	(Engravings) fully coloured by hand
	Doorschoten (via taalonafhankelijke code <ILE>)	<ILE>
	Titelpagina beschadigd	Title page damaged

11. BIJZONDERHEDEN

Krijg je te maken met een bijzonder publicatietype of met moeilijke beschrijvingen, kijk dan in deze lijst voor voorbeeldbeschrijvingen.

Bijzonderheid	Plaatskenmerk	Record	Opmerkingen
eenbladdruk	801095	https://anet.be/record/opacehc/c:lvd:14317143/N	Ordonnanties
	E 80043,1:1	https://anet.be/record/opacehc/c:lvd:13131574/N
plaatwerk (dat tóch in aanmerking komt)	644816	https://anet.be/record/opacehc/c:lvd:3198449/N	Atlas, Goltzius
toegevoegde gravures buiten collatie			Atlas, Goltzius
illustratoren
uitslaande platen	K 41391:2	https://anet.be/record/opacehc/c:lvd:833020/N
meerdelig werk	cf. infra	https://anet.be/record/stcvopac/c:stcv:12925003/N
lang werk (complexe collatie/vingerafdruk)	F 83685	https://anet.be/record/opacehc/c:lvd:800009/N	De meeste missale en breviaria hebben verschillende signaturen voor de onderdelen
kopij-impressum		https://anet.be/record/stcvopac/c:stcv:12911334/N	Gedrukt naar exemplaar van XX'
oblong	K 43264	https://anet.be/record/opacehc/c:lvd:1015806/N
gelegenheidsgedicht	C 50786	https://anet.be/record/opacehc/c:lvd:437880/N
Te tonen in beschrijving
Ingenieuze datumafleiding		https://anet.be/record/opacehc/c:lvd:1016890/N	via maansverduistering
		https://anet.be/record/opacehc/c:lvd:1015776/N	via paasdatum
ongedateerde toevoegingen brevier (zoeken via datum heiligverklaring)
Vlaams recht		https://anet.be/record/stcvopac/c:stcv:3105475/N
et con in signaturen		https://anet.be/record/opacehc/c:lvd:837326/N
civilité (lettertype)		https://anet.be/record/stcvopac/c:stcv:3122296/N
financière (lettertype)		https://anet.be/record/stcvopac/c:stcv:12915759/N
onbruikbare signaturen * (liturgie?): *b1 : # *b2			– Als er een lijn tussen de signatuur en de regel tekst staat –  Als de regel tekst eindigt voor of begint na de signatuur
apart gesigneerd nawerk # c1 : # c2
J / U / W in collatie			is A-V{8} dan W{8} en dan X-Z{8} BV.
meerdere signaturen in 1 katern			bv. eerste vier *1-4 dan bv. A5-8 dan is het */A