Adding a duplicate to an existing record

Main page

INVOER VAN DUBBELS IN STCV (BROCADE)

Heb je een dubbel te pakken van een bestaande record? Dan komt het er vooral op aan om alle informatie die in deze record al staat na te kijken, eventueel te actualiseren en vervolgens alle informatie over je specifieke exemplaar toe te voegen. Je kan via twee wegen in deze record aan de slag te gaan. Enerzijds kan je vanuit de OPAC-catalogus de link naast het veld ‘Identificatie’ aanklikken.

Brocade Library Services is een volledig geïntegreerd web-gebaseerd Bibliotheek Informatie Management systeem, ontwikkeld door de Universiteit Antwerpen (UAntwerpen) in 1998. De STCV databank maakt gebruik van dit systeem. Het heeft bijgevolg zijn eigen regels en werkwijze. Het startscherm in Brocade geeft de optie tussen de aanmaak van een nieuwe record of de wijziging van een bestaande record.

Enerzijds kan je vanuit de OPAC-catalogus de link naast het veld ‘Identificatie’ aanklikken.

Anderzijds kan je in Brocade kiezen voor een record te bewerken door het nummer van deze record in te geven, die achter ‘c:stcv:’ staat bij ‘Identificatie’. Je klikt daarvoor in het startscherm ‘Bewerk een Record’ aan en voert vervolgens een ‘=’ met daaropvolgend het recordnummer in. Vervolgens klik je op ‘Registreren’.

Bij de invoer van dubbels onderneem je telkens dezelfde stappen in Brocade. Open hiervoor meteen de beschrijving in Brocade en ga nauwgezet het lijstje hieronder één voor één af. Vervolgens controleer je alle velden, zoals beschreven staat in de checklist for cataloguers. Je kijkt na of de gegevens van de titel, het impressum, de auteur enz. hetzelfde zijn. Noteer alvast als er elementen zijn die niet overeenkomen en geef aan of dat specifiek gerelateerd is aan je exemplaar (zoals een katern die ontbreekt, illustraties die zijn toegevoegd, of een katernblad die verkeerd is ingebonden) of niet.

Informatie voor titelbeschrijvers

Het eerste veld waar je iets zou kunnen invoeren is de ‘informatie voor titelbeschrijvers’. Daar verwerk je opmerkingen die nuttig zouden zijn voor andere catalografen (als er bv. fouten staan in de katernsignatuur en de zetter B5 zette i.p.v. A5, of als de paginering fouten bevat). Dit is een gewoon tekstveld en de informatie die hierin terecht komt, mag in het Nederlands geplaatst worden.

Lidmaatschappen

Deze informatie is normaal gezien automatisch ingevuld met codes.

·      Er moet gelinkt zijn naar STCV d.m.v. de code ‘stcv’ en de status van de beschrijving. Is de beschrijving een eerste keer ingevuld, dan staat er de code ‘sa’, verwijzend naar de voorlopige status van de record.

·      Is er een digitaal exemplaar gelinkt aan de record, dan zou er hier het lidmaatschap ‘einfo’ moeten zijn toegevoegd

·      Staat hier nog de code ‘so’, dan gaat het om een verouderde beschrijving. Je update daarom enkele velden op vlak van collatie (paginering), annotaties (sheet count), inhoud (plaatskenmerken en instellingscodes nakijken), onderwerpen (codes toevoegen, zoals paratext), plaatsing (plaatskenmerken en instellingscodes nakijken). Je kijkt hier ook of alles correct in het Engels in genoteerd op basis van de juiste terminologie. Hierna vervang je deze ‘so’-code door ‘sc’!

·      Staat hier nog de code ‘sa’, dan wil dat zeggen dat de record nog niet werd nagekeken door een tweede persoon. Ga hiervoor naar het stappenplan voor B-controle.

·      Heb je zelf nog een digitaal exemplaar toegevoegd, dan geef je hier nog het lidmaatschap ‘einfo’ in.

Drager

·      Is er een digitaal exemplaar gelinkt aan de record, dan zou er hier het de code url moeten zijn toegevoegd.

·      Gaat het hier (uitzonderlijk!) om een editie op perkament i.p.v. papier, vervang de code dan door ‘perkament’.

·      Heb je zelf nog een digitaal exemplaar toegevoegd, dan geef je hier nog de code ‘url’ in.

Taal

·      Zijn de opgegeven talen correct genoteerd met de juiste code (dut, fre, gre, lat…)?

·      Zijn de types doeltaal/mediërende taal/brontaal correct aangegeven?

·      Mist er nog eventuele brontaal (is de editie eigenlijk een vertaling uit een andere taal?), mediërende taal of doeltaal? Kijk daarvoor naar de typografische titelpagina.

·      Meer info vind je hier.

Titel

·      Controleer de titel(s) grondig op typ- en transcriptiefouten (bij twijfel over transcriptieregels; zie de manual). Zijn er fouten gemaakt bij het transcriberen? Corrigeer ze dan.

·      Is de extensie in het geval van een sorteertitel correct ingevuld?

·      Is het type titel correct aangegeven (hoofdtitel, parallelle titel, verzameltitel, uniforme titel, sorteertitel)?

·      Is de taal van de titel correct aangegeven? (bij sorteertitel staat er bv. altijd ‘mul’)

·      Is de bron waarvan de titel is gehaald correct vermeld? (titelpagina, document, extern)

·      Vergat de invoerder een parallelle titel (als er meerdere titels in verschillende talen op de titelpagina te vinden zijn), verzameltitel (als het om een vertaling gaat), uniforme titel (in het geval van bijbels, bijbelcommentaren, anonieme populaire werken of liturgische werken) of sorteertitel  (in het geval van ordonnanties, almanakken, veilingcatalogi en thesiswerken) toe te voegen? Vul dan correct aan op basis van het regelwerk in de manual.

·      Is het nodig om een tweede titel toe te voegen, dan kan dat door linksonder op het symbooltje te klikken.

·      Meer info vind je hier.

Personele auteurs

·      Kijk de transcriptie na van de auteur(s): komt die overeen met de spelling zoals die op de typografische titelpagina te vinden is? (Let op, Latijnse namen worden genormaliseerd naar nominatief, dus vb. Cornelius i.p.v. Cornelii of Cornelium). Meer info vind je hier. Zo nee, moet je naar het authority record van de auteur, door te klikken op de transcriptie.

·      Haalde de invoerder de auteursnaam niet van de titelpagina, dan zou hier de standaardvorm moeten zijn gebruikt. Zo nee, moet je naar het authority record van de auteur, door te klikken op de transcriptie.

·      Is de bron correct vermeld? (titelpagina, document, extern)?

·      Is de functiebenaming juist (gaat het bij een auteur om aut, bij een graveur om ill enz.)?

·      Zijn er auteurs (primaire auteurs, maar ook vertalers, bewerkers, illustratoren) die over het hoofd werden gezien op de titelpagina of in het werk, zoals graveurs die gravures ondertekenden?

All authority records used by STCV should be frozen at all times!

Corporatieve auteurs

·      Kijk de transcriptie na van de corporatieve auteur(s): komt die overeen met de spelling zoals die op de typografische titelpagina te vinden is? Zo nee, moet je naar het authority record van de auteur, door te klikken op de transcriptie.

·      Haalde de invoerder de auteursnaam niet van de titelpagina, dan zou hier de standaardvorm moeten zijn gebruikt. Zo nee, moet je naar het authority record van de auteur, door te klikken op de transcriptie.

·      Is de bron correct vermeld? (titelpagina, document, extern)?

·      Is de functiebenaming juist (hier moet altijd aut staan)?

Auteurs in het authority-record

·      Op zoek naar de juiste schrijfwijze, kijk je eerst bovenaan in de kader of die schrijfwijze ertussen staat en selecteer ze door op het symbool voor kopiëren te klikken.

·      Staat de schrijfwijze er niet bij, dan moet je die zelf toevoegen.

·      Hiervoor moet je de record eerst ontdooien door bij ‘Bewerkingen’ dit aan te klikken en vervolgens te ‘Registreren’.

·      Vervolgens voeg je bij het veld ‘Hoofdvormen’ een ‘extra verwijzing’ toe en klik je erna op ‘Registreren’.

·      Je krijgt dan onderaan een open veld ‘verwijzing’ waar je de transcriptie invoert. Bij ‘Lidmaatschappen’ vul je nog ‘STCV’ in, waarna je nogmaals op ‘Registreren’ klikt.

·      Je bevriest de record opnieuw, door bij ‘Bewerkingen’ ‘Bevries/Ontdooi dit record’ aan te klikken en op registreren te kiezen.

·      Je kan nu de juiste schrijfwijze kopiëren om in te vullen in je STCV-beschrijving.

Editie

In dit veld omschrijf je kort in het Engels als er op de titelpagina of in de paratekst melding wordt gemaakt van een editievermelding of een vertaling. Je geeft aan waar je deze info hebt gevonden (titelpagina of document). Standaardfomuleringen voor editievermeldingen vind je hier.

Impressum

·      Is er sprake van een kopij-impressum, maar is dat niet aangegeven bij type, corrigeer dit dan. Meer info hierover vind je hier.

·      Kijk de transcriptie na van de uitgever op de titelpagina en/of het colofon: komt die overeen met de spelling op de titelpagina (Let op, bij Latijnse formuleringen wordt het hele stukje Latijn overgenomen, vb. ex officina de, apud etc.)? Zo nee, moet je naar het authority record van de drukker, door te klikken op de transcriptie.

·      Kijk de transcriptie na van de plaats van druk: komt die overeen met de spelling op de titelpagina en/of het colofon?  Zo nee, moet je naar het authority record van de plaatsnaam, door te klikken op de transcriptie.

·      Is de bron bij de uitgever en plaats van druk correct vermeld? (titelpagina, document, extern, colofon)

·      Haalde de invoerder de uitgever en plaats van druk niet van de titelpagina of het colofon, dan zou hier de standaardvorm moeten zijn gebruikt.  Zo nee, moet je naar het authority record van de drukker en/of het  authority record van de plaatsnaam, door te klikken op de transcriptie.

·      Is de functiebenaming juist of vergeten (gedrukt bij, boekdrukker, uitgegeven bij, te koop bij)?

·      Is er een colofon dat over het hoofd werd gezien aanvullende informatie (andere drukker/uitgever)?

·      Is het jaar van druk correct vermeld? (titelpagina: yyyy, colofon: (col. yyyy), document: (yyyy), extern [yyyy]...). Meer info vind je hier.

Drukkers in het authority-record

·      Op zoek naar de juiste schrijfwijze, kijk je eerst bovenaan in de kader of die schrijfwijze ertussen staat en selecteer ze door op het symbool voor kopiëren te klikken.  (Let op, bij Latijnse formuleringen wordt het hele stukje Latijn overgenomen, vb. ex officina de, apud etc.)

·      Staat de schrijfwijze er niet bij, contacteer [[1]]! Dit doe je niet zelf!

Plaatsnamen in het authority-record

·      Deze stap verloopt op dezelfde manier als auteurs in het authority-record. Op zoek naar de juiste schrijfwijze, kijk je eerst bovenaan in de kader of die schrijfwijze ertussen staat en selecteer ze door op het symbool voor kopiëren te klikken.

·      Staat de schrijfwijze er niet bij, dan moet je die zelf toevoegen.

·      Hiervoor moet je de record eerst ontdooien door bij ‘Bewerkingen’ dit aan te klikken en vervolgens te ‘Registreren’.

·      Vervolgens voeg je bij het veld ‘Hoofdvormen’ een ‘extra verwijzing’ toe en klik je erna op ‘Registreren’.

·      Je krijgt dan onderaan een open veld ‘verwijzing’ waar je de transcriptie invoert. Bij ‘Lidmaatschappen’ vul je nog ‘STCV’ in, waarna je nogmaals op ‘Registreren’ klikt.

·      Je bevriest de record opnieuw, door bij ‘Bewerkingen’ ‘Bevries/Ontdooi dit record’ aan te klikken en op registreren te kiezen.

·      Je kan nu de juiste schrijfwijze kopiëren om in te vullen in je STCV-beschrijving.

Collatie

·      Controleer bij ‘Type’ of het juiste veld is ingevuld: bij een oblong is aantal centimeters in de breedte meer dan in de hoogte van het boek.

·      Bij ‘Paginering’ check je de paginering van het boek of blanco pagina’s/folio’s zijn opgegeven, zo niet, kijk je de gehele paginering of foliëring na in het boek. Vroeger werd er immers niet systematisch een ongepagineerde blanco pagina aangeduid. Bij so-beschrijvingen staat er vaak bv. [24], ...; na controle op je exemplaar kan dat vaak aangepast worden naar [1], [1 blank], [22], …

·      Paginering moet eindigen met ‘p.’, ‘f.’ of ‘columns’.

·      Je kijkt opnieuw het bibliografisch formaat na. Om het bibliografisch formaat te controleren, kan je beroep doen op de lijst met formaten.

·      De collatieformule/katernopbouw kijk je na in het boek zelf, door ze opnieuw op te stellen. Is de collatieformule hetzelfde? Dit ga je na door elk blad in het werk te controleren: volgen de katernen elkaar op dezelfde manier op, dan is dit eveneens een goede indicatie.

·      Je kijkt na of alle haakjes en superscriptcijfers etc. kloppen bij de collatieformule.

·      Je kijkt na of alle gravures of uitslaande platen zijn meegeteld buiten collatie die bij het boekblok horen door de toevoeging van ‘(and XXX engravings/and XX folding plates)’ na de katernopbouw.

Annotaties

·      Bij de invoer van specifieke collecties of items kijken we telkens in bepaalde bibliografische repertoria. Zijn er bibliografische referenties die over het hoofd werden gezien?

·      Haalde de invoerder informatie over auteur(s) en het impressum uit het document of een bibliografische referentie, is er dan een vermelding van waar? Zo nee, voeg je een vermelding toe: ‘Author from f. X recto’, ‘Date derived from f. X recto’. Hetzelfde geldt voor ontbrekende impressumgegevens, dan voer je hier ‘Probably printed in the Southern Netherlands’ toe. Concrete terminologie vind je hier.

·      Kloppen de codes: ‘br’ bij een bibliografische referentie, ‘alg’ bij algemene noten, ‘sheet’ bij sheet count…?

·      Klopt de sheet count? Dat controleer je met Sheetah. Bij meerdelige werken moet dit één sheet count voor het geheel zijn, niet opgesplitst per volume.

·      In het ‘Annotatie’-veld vertaal je alle Nederlandse opmerkingen naar het Engels volgens de gebruikte terminologie.

Belangrijk is dat de sheet count hier als laatste staat aangegeven. Dat doe je door deze laatst in te vullen of achter de ‘Noot’ die bij de sheet hoort het getal aan te passen zodat het de laatste in de reeks vormt.

Vingerafdruk

Alle informatie over de vingerafdruk vind je hier.

·      Je kijkt de jaar-formaatcode na: moet overeenkomen met het jaartal op de titelpagina, is er geen exact jaartal te vinden op de titelpagina, dan is de code hiervoor 0000 (ook bij een jaartal gehaald uit het colofon!)) + bibliografisch formaat

·      Je controleert de posities in het boek zelf. Wijken ze maar lichtjes af in jouw exemplaar, dan voeg je een nieuwe vingerafdruk toe. Dat doe je na controle op basis van bewijsmateriaal.

Relaties

·      Zijn er bij moeder-dochterbeschrijvingen relaties gelegd? Kloppen die relaties? Meer info vind je hier.

Inhoud

·      Bij de invoer van specifieke collecties of items kijken we telkens in bepaalde online databases. Zijn er bibliografische referenties die over het hoofd werden gezien? Is er, wanneer van toepassing, verwezen naar een databank (USTC, STCN…) en werkt de link?

·      We pasen verouderde bibliotheekcodes aan in so-beschrijvingen: ‘Universiteitsbibliotheek Gent’ = ‘UGENT-CB’ (+ BIB. toevoegen voor plaatskenmerk), ‘KU Leuven GBIB’ = ‘KUL-G’, ‘KUL-C’ = ‘KUL-BC’, ‘Stadsbibliotheek Antwerpen’ = EHC, PBL = BHL, SA-Mechelen = SESA-Mechelen… Een volledige lijst met de te gebruiken bibliotheekcodes vind je hier.

·      Werkt de digitale link van een eventueel aanwezig digitaal exemplaar?

·      Kan je vanuit je eigen instelling nog een digitaal exemplaar toevoegen? Meer info vind je hier. Heb je zelf nog een digitaal exemplaar toegevoegd, dan geef je nog het lidmaatschap ‘einfo’ bij ‘Lidmaatschappen’ en de code ‘url’ bij ‘Drager’ in.

Onderwerpen

·      Bij ‘Onderwerpen’ kijk je na of er minstens 1 code is gegeven voor ‘Subject headings’,  of er iets kan worden gegeven voor ‘publication types’, dat er bij ‘typographical Characteristics’ (sowieso eentje voor het lettertype en eentje voor info over de titelpagina) minstens 2 zijn aangeduid en nagekeken of er iets zit bij ‘paratexts’.

·      Bij so-beschrijvingen kijk je na of je nog kan aanvullen, zo zijn er intussen nieuwe codes bij ‘publication types’, (poëzie is bv. nieuwer), ‘typographical Characteristics’ (‘ruled border (t310 & t330), ‘more than one colour’ (t230 & t231), chronogrammen en volvelles) en ‘paratexts’ (geheel nieuw).

‘Plaatsing’

• Updaten van de plaatskenmerken:  ‘Universiteitsbibliotheek Gent’ = ‘UGENT-CB’ (+ BIB. toevoegen voor plaatskenmerk), ‘KU Leuven GBIB’ = ‘KUL-G’, ‘KUL-C’ = ‘KUL-BC’, ‘Stadsbibliotheek Antwerpen’ = EHC, PBL = BHL, SA-Mechelen = SESA-Mechelen… Een volledige lijst met de te gebruiken bibliotheekcodes vind je hier.
• Bij ‘Informatie’ in het ‘Annotatie’-veld alle Nederlandse opmerkingen vertalen naar het Engels volgens de gebruikte terminologie.
• Nakijken of er informatie ontbreekt of anders is op exemplaar-niveau. Meer info vind je hier.