Registering a new copy

Main Page

INVOER VAN NIEUWE BESCHRIJVINGEN

Brocade Library Services is een volledig geïntegreerd web-gebaseerd Bibliotheek Informatie Management systeem, ontwikkeld door de Universiteit Antwerpen (UAntwerpen) in 1998. De STCV databank maakt gebruik van dit systeem. Het heeft bijgevolg zijn eigen regels en werkwijze. Het startscherm in Brocade geeft de optie tussen de aanmaak van een nieuwe record of de wijziging van een bestaande record.

Wil je een nieuwe record aanmaken, omdat de druk die je voor je hebt liggen nog niet in de STCV-databank te vinden is, dan klik je het veld ‘leeg’ aan en klik je vervolgens op ‘Registreer’ (de Enter-toets werkt niet in dit systeem).

Vervolgens ga je het lijstje af dat in de checklist for cataloguers. Hieronder worden de belangrijkste punten samengevat.

Vergeet niet om regelmatig op ‘Registreren’ te klikken voor je verder gaat naar een nieuw veld, om er zeker van te zijn dat je verwerkte gegevens worden opgeslagen.

Informatie voor titelbeschrijvers

Het eerste veld waar je iets zou kunnen invoeren is de ‘informatie voor titelbeschrijvers’. Daar verwerk je opmerkingen die nuttig zouden zijn voor andere catalografen (als er bv. fouten staan in de katernsignatuur en de zetter B5 zette i.p.v. A5, of als de paginering fouten bevat). Dit is een gewoon tekstveld en de informatie die hierin terecht komt, mag in het Nederlands geplaatst worden.

More info

Lidmaatschappen

Deze informatie is normaal gezien automatisch ingevuld met codes.

·      Er moet gelinkt zijn naar STCV d.m.v. de code ‘stcv’ en de status van de beschrijving. Is de beschrijving een eerste keer ingevuld, dan staat er de code ‘sa’, verwijzend naar de voorlopige status van de record.

·      Is de beschrijving al gecontroleerd volgens het ABC-proces, dan verander je de code ‘sa’ naar de code ‘sc’. Dat moet je dus aanpassen van zodra iemand jouw voorlopige beschrijving heeft gecontroleerd. Meer info hierover vind je hier!

·      Heb je zelf nog een digitaal exemplaar toegevoegd, dan geef je hier nog het lidmaatschap ‘einfo’ in.

Drager

·      Hier staat standaard de drager ‘paper’ aangegeven

·      Gaat het .hier (uitzonderlijk!) om een editie op perkament i.p.v. papier, vervang de code dan door ‘perkament’.

·      Heb je zelf nog een digitaal exemplaar toegevoegd, dan geef je hier nog de code ‘url’ in.

Taal van de inhoud

In deze velden vul je de doeltaal, oftewel de taal waarin het document is opgemaakt, in. Inputting languages is performed in two steps:

1. Select the language type (source language, mediating language, or target language).
2. Enter a language code.

Language codes can be selected via the search button next to the language field. They can also be consulted via Cataloguing Management Functions > Language Codes.

When inputting more than one language of the same type (e.g. two target languages), both languages are entered into the same field. This is done by selecting one language after the other, or by entering both codes into the same field, separated by a semi-colon (;) and a space.

Als je het weet dat de druk die voor je ligt vertaald is uit een andere taal, dan geef je de oorspronkelijke taal op als ‘brontaal’ bij het uitrolmenu ‘type’. Meer informatie over de keuze van talen, vind je hier.

Commonly used language codes

CODE	LANGUAGE
dut	Dutch
fre	French
eng	English
ger	German
spa	Spanish
ita	Italian
lat	Latin
grc	Ancient Greek
heb	Hebrew

Titel

Om de titel in te voeren kijken we naar de typografische titelpagina. Als er meerdere bladen zijn die (delen van) een titel bevatten, kijken we naar het blad met de meest volledige informatie.

Zit er geen typografische titelpagina in het werk, maar wel bijvoorbeeld een gegraveerde titelpagina, een halve titel of een frontispice in, dan nemen we dat blad voor de informatie. Is er helemaal geen titel(pagina) aanwezig, dan kiezen we voor de eerste regel van het eerste gedrukte blad. Een overzicht vind je hier!

·      De titel wordt toegevoegd conform de transcriptieregels. Het is van belang om de eerste vijf woorden zo veel mogelijk te behouden. Aanvullend informatie wordt zo veel mogelijk vermeden, zolang de grammatica structuur van de titel nog klopt. Staat er als titel van een bepaald werk bv. ‘Gebedenboek over de mirakelen verricht door de heilige moeder gods Maria’, dan is het zeker oké om enkel ‘Gebedenboek over de mirakelen verricht door […] Maria’ op te nemen.

Types of titles

Main Title

Title field	In the title field, the corresponding main title is recorded. The system is programmed to filter meaningless articles or words at the beginning of the title depending on the indicated language. If the programme does not make the correct choice, then the underscore ('_') can be placed manually just before the word on which the title needs to be sorted. Only one underscore per title is considered.
Extension	(empty)
Type	'Hoofdtitel: ondertitel' [Main title: subtitle]
Language	The language in which the title is composed. For multilingual titles, the language of the first part of the title is chosen. This language is needed to allow the system to filter meaningless articles or words at the beginning of a title.
Source	Title page, Document or External

Grouping Title

Title field	In the title field, the corresponding grouping title is recorded.
Extension	(empty)
Type	'Verzameltitel' [Grouping title]
Language	The language in which the title is composed. For multilingual titles, the language of the first part of the title is chosen. This language is needed to allow the system to filter meaningless articles or words at the beginning of a title.
Source	External

Uniform Title

Title field	In the title field, the corresponding uniform title is recorded. These titles may be looked up in the authority files (search key: titles). It is always the main form that needs to be selected for these titles.
Extension	(empty)
Type	'Uniforme titel' [Uniform title]
Language	Language of the uniform title. For bible books and liturgical works this is always Latin.
Source	External

Filing Title

Title field	No problems arise in recording the filing title since all that is needed is a code. These code depends on the type of publication: <ALM>: almanacs <AUC>: auction catalogues <ORD>: government publications <PER>: periodicals <THE>: theses
Extension	The exact date of issue is recorded in the extension field, in the following way: 4 digits for the year, comma, 2 digits for the month, comma, 2 digits for the day. No spaces are added after the comma's. If the day is unknown, the last comma and last 2 digits are dropped. If the month, too, is unknown, these digits and comma are dropped as well. If the day is known but not the month, then the month is recorded with a double zero. If the year is unknown but we do know a month or day, the same system is adopted. Examples 9 nov. 1672 1672,11,09 feb. 1671 1671,02 12 xx 1671 1671,00,12 9 nov. xxxx 0000,11,09 xx nov. xxxx 0000,11 12 xx 16xx 0000,00,12 For almanacs, it is impossible to give an exact date. Therefore the extension field for almanacs contains only the year, and may be followed by the city for which the almanac was meant. E.g. '1785 Brugge' or simply '1613' For auctions that continued on multiple days, the first day of the auction is selected for the filing title.
Type	'Sorteertitel' [Filing title]
Language	'Mul'
Source	External

Parallel Title

Title field	In the title field, the corresponding parallel title is recorded. A new block of title fields is created for each parallel title.
Extension	(empty)
Type	'Paralleltitel' [Parallel title]
Language	The language in which the title is composed. For multilingual titles, the language of the first part of the title is chosen. This language is needed to allow the system to filter meaningless articles or words at the beginning of a title.
Source	Title page. Parallel titles found elsewhere in the document or from external sources are not recorded in the bibliographical description, since a parallel title, as the name already suggest, contains little additional information.

Additional information

1) Het veld ‘onderdrukt?’ is voor ons niet van toepassing.

2) Is het nodig om een tweede titel toe te voegen, dan kan dat door linksonder op het symbooltje te klikken.

3) Waar vind je de titel van een bepaald werk als er geen titelpagina aanwezig is?

- In het document zelf (in de paratekst, op frontispice, of de incipit)

- Extern (op basis van bibliografische referenties)

Auteur(s)

Hier nemen we de personele auteurs op. Wordt de auteur vermeld op de titelpagina, dan moet je de schrijfwijze overnemen (Let op, Latijnse namen worden genormaliseerd naar nominatief, dus vb. Cornelius i.p.v. Cornelii of Cornelium). Meer info vind je hier.

·      Persoonlijke auteurs kan je zoeken in de authority records, door via het vergrootglasje op ‘Zoek’ te klikken en vervolgens de naam van de auteur in te geven in het pop-up venster. In dit veld gaat het niet alleen om ‘primaire auteurs’, maar voegen we ook illustratoren, vertalers, bewerkers enz. toe.

·      Vaak krijg je een lijst met een heleboel namen. Als je de juiste naam wil uitkiezen, moet je zeker zijn dat het een record is gelinkt aan STCV, gekenmerkt door het logo. Je kan ook links filteren op het lidmaatschap ‘STCV’ om uitsluitend records van STCV voorgeschoteld te krijgen.

·      Heb je je auteur gevonden, dan klik je op zijn naam. Je komt vervolgens in zijn authority record terecht. Als de naam van de auteur op de titelpagina te vinden is, moet je de schrijfwijze overnemen zoals die er staat. Bij ‘Naam’ kan je zoeken of je deze schrijfwijze terug kan vinden, door op het kopieerlogo te klikken. Latijnse namen geven we weer in de nominatief, ook al staan ze in een andere naamval op de titelpagina.

 Staat jouw specifieke schrijfwijze er niet tussen? Dan klik je op de link die begint met een ‘a’ naast ‘Recordnummer’. Nu kom je in de authority record terecht. Je krijgt meteen de melding dat de record bevroren is.

• If the record is frozen, unfreeze it by checking 'Bevries/ontdooi dit record' [freeze/unfreeze this record] and clicking on 'registreer' [register]
• Under 'Lidmaatschappen' [Memberships]:
  • leave everything as is (do NOT uncheck anything)
  • check STCV if this is not already checked
• Under 'Relaties' [Relations]:
  • leave everything as is
  • add extra relations when possible
• Main form:
  • leave as is
  • select when needed
• Reference terms:
  • leave as is
  • select the one you need
  • create a new one if needed (see transcription rules + enter 'STCV' for lidmaatschap [membership]) door bij ‘Hoofdvormen’ te klikken op ‘Extra verwijzing(en)’.
• Biographical scope note: add extra information when possible; otherwise leave as is
• click 'registreer' [register]
• check 'Bevries/ontdooi dit record' [freeze/unfreeze this record] and, again, click on 'registreer' [register]
  

·      Staat jouw auteur niet in de lijst van resultaten voorzien van een STCV-logo? Dan zoek je bij de resultaten met het A-logo: dat zijn records uit de algemene catalogus, die wij voor STCV mogen ‘adopteren’. Dat doen we door het record te openen, door eerste juiste persoon uit te kiezen en dan op de a-code rechts van ‘Recordnummer’ te klikken. Hier kan je nieuwe verwijzingen (en dus schrijfwijzen toevoegen). Vooraleer je de record na afloop sluit, vink je het STCV-lidmaatschap toe en bevries je de record.

·      Door op het juiste ‘kopieer’-icoontje te klikken in het overzichtsveld bovenaan in de record, kopieer je de schrijfwijze nodig voor de record.

·      Als de record bevroren is, kan je vervolgens dit tabblad sluiten en in je bibliografische record deze schrijfwijze plakken door linksboven het kopieericoontje aan te klikken, als je met je cursor in het veld ‘Familienaam’ staat.

·      Komen je gegevens niet van de titelpagina, maar uit het document of a.d.h.v. externe info? Dan klik je in de authority record op de standaardbenaming, te vinden in de hoofdvorm.

·      Bij ‘Functie’ kies je via ‘Zoek’ naar de functie van de persoon. Bij gewone auteurs gaat het om de code ‘aut’.

·      Bij ‘Bron’ geef je aan waar je de auteursnaam hebt gevonden: van de titelpagina, uit het document of extern. Haalde je de informatie over de auteur uit het document of uit externe info, dan geef je dat in het Annotatieveld aan (zie later).

·      Vind je de auteur helemaal niet? Dan moet je een nieuwe authority record aanmaken. Meer info over de aanmaak vind je hier!

·      Als dat nodig is, kan je aanvullende auteurvelden gebruiken, als er sprake is van illustratoren, andere auteurs, vertalers, compilators en dergelijke meer. Zijn er auteurs (primaire auteurs, maar ook vertalers, bewerkers, illustratoren) die over het hoofd werden gezien op de titelpagina of in het werk, zoals graveurs die gravures ondertekenden? De werkwijze hier is dan hetzelfde als een gewone auteur, behalve dan de functie, die opnieuw via ‘Zoek’ kan terugvinden.

If you can't find the right authority record, you have to create a new one.

Corporatieve auteurs

De werkwijze komt hier overeen met die van persoonlijke auteurs. Wanneer je een corporatieve auteur moet toevoegen, lees je hier en hier.

·      Corporatieve auteurs zijn voor onze instellingen, instanties en organisaties, zoals een stad, een bisdom, een overheid, zoals de Raad van Vlaanderen…

·      Belangrijk op te merken hierbij is dat heersende koningen, gouverneurs, pausen, bisschoppen en andere hoog aangeschreven heersers als personele auteur worden beschouwd.

·      Vind je een corporatieve auteur op de titelpagina, dan neem je de spelling over zoals die op de typografische titelpagina te vinden is. Daarvoor moet je naar het authority record van de auteur.

·      Haalde de invoerder de auteursnaam niet van de titelpagina, dan zou hier de standaardvorm moeten zijn gebruikt. Zo nee, moet je naar het authority record van de auteur. Hier volg je dezelfde stappen als bij de personele auteur.

·      Haalde je de informatie van de auteur uit het document of uit externe info, dan geef je dat in het Annotatieveld aan (zie later).

·      Je zorgt ervoor dat je de bron correct vermeldt (titelpagina, document, extern)

·      De functiebenaming is hier altijd aut.

Using an existing authority record

• Find the corporate author you need in the authority records, click on the specific record and select 'bewerk' [edit]
• If the record is frozen, unfreeze it by checking 'Bevries/ontdooi dit record' [freeze/unfreeze this record] and clicking on 'registreer' [register]
• Under 'Lidmaatschappen' [Memberships]:
  • leave everything as is (do NOT uncheck anything)
  • check STCV if this is not already checked
• Under 'Relaties' [Relations]: leave everything as is
• Main form:
  • leave as is
  • select when needed
• Reference terms:
  • leave as is
  • select the one you need
  • create a new one if needed (follow the common transcription rules + enter 'STCV' for lidmaatschap [membership])
• click 'registreer' [register]
• check 'Bevries/ontdooi dit record' [freeze/unfreeze this record] and, again, click on 'registreer' [register]
  

Creating a new authority record.

Editie

In dit veld omschrijf je kort in het Engels als er op de titelpagina of in de paratekst melding wordt gemaakt van een editievermelding of een vertaling. Je geeft aan waar je deze info hebt gevonden (titelpagina of document). Standaardfomuleringen voor editievermeldingen vind je hier.

Impressum

·      In dit veld vul je in waar, wanneer en door wie een publicatie werd aangeleverd. Het veld ‘Type’ staat standaard op ‘normaal’. Alleen als er sprake is van een kopij-impressum – wat heel zeldzaam is – duid je ‘Kopij-imp.’ Dit komt enkel voor als er op de titelpagina formuleringen staan die duidelijk maken dat een werk gedrukt is ‘naar de kopie in [plaats]’. Meer info hierover vind je hier.

Printer

·      Volg de transcriptie van de uitgever op de titelpagina en/of het colofon (Let op, bij Latijnse formuleringen wordt het hele stukje Latijn overgenomen, vb. ex officina de, apud etc.)? Zoek in het authority record van de drukker naar een verwijzing die daarmee overeenkomt. Op zoek naar de juiste schrijfwijze, kijk je eerst bovenaan in de kader of die schrijfwijze ertussen staat en selecteer ze door op het symbool voor kopiëren te klikken.

• Find the person you need in the authority records, make sure it is an STCV-record, click on the specific record and select 'bewerk' [edit]
• Unfreeze the record by checking 'Bevries/ontdooi dit record' [freeze/unfreeze this record] and clicking on 'registreer' [register]
• Under 'Lidmaatschappen' [Memberships]:
  • leave everything as is (do NOT uncheck anything)
• Main form:
  • leave as is
  • select when needed
• Reference terms:
  • leave as is
  • select the one you need
  • create a new one if needed (see transcription rules + enter 'STCV' for lidmaatschap [membership])
• Scope notes:
  • Biography: add extra bibliographical references when relevant; otherwise leave as is
  • Address: place where the printer/publisher/bookseller was active
    • check whether the imprint on your copy offers additional information
    • if so, add it (e.g. add year to 'Antwerpen 1624-1628, 1630, 1633-1645'); if not, leave as is
  • Sign: e.g. 'in de rode leeuw'; this often offers a clue to a printer's device
    • check whether the imprint on your copy offers additional information
    • if so, add it; if not, leave as is
  • Profession: professional title or type e.g. bookseller, printer, but also city printer, printer of the archbishop, etc.
    • check whether the imprint on your copy offers additional information
    • if so, add it; if not, leave as is
• click 'registreer' [register]
• check 'Bevries/ontdooi dit record' [freeze/unfreeze this record] and, again, click on 'registreer' [register]

Het is hierbij van belang om enkel naar de STCV-records te kijken, gekenmerkt door het logo van STCV. De andere resultaten behoren immers toe tot de algemene catalogus en mogen, in tegenstelling tot auteurs, niet gebruikt worden voor STCV.

Opmerking: Het komt wel eens voor dat er verschillende drukkersfamilies zijn met gelijkaardige/dezelfde namen. Zorg er dus voor dat je zeker de juiste drukker uitkiest door de datum van druk te vergelijken met de periode van activiteit.

·      Kies bijgevolg voor de exacte schrijfwijze zoals die op de titelpagina staat of de standaardvorm als de drukker enkel in het document vermeld wordt, of als je de informatie extern gevonden hebt.

·      Ook bij de uitgever moet je een functie toevoegen. Vaak staat immers op de titelpagina vermeld welke functie die had: boekverkoper of drukker, of staat er specifiek ‘gedrukt bij’, ‘gedrukt voor’ enz. Via het uitrolmenu kan je kiezen welke overeenkomt met de omschrijving. Even vaak staat er niets extra vermeld over de drukker, in dat geval kiezen we voor ‘niet gedefinieerd’. Let op: dit doen we niet voor Latijnse benaming: staat er bv. ‘typis Plantini’, dan kiezen we alsnog voor ‘niet gedefinieerd’.

·      Haalde je de informatie over de uitgever uit het document of uit externe info, dan geef je dat in het Annotatieveld aan (zie later). Vond je informatie over de uitgever achteraan in het werk? Dan gaat het waarschijnlijk om een colofon. In dat geval behandelen we de uitgeversgegevens op dezelfde manier als bij een titelpagina, maar kiezen we bij ‘Bron’ voor colofon. Meer info vind je hier.

Authority records for printers are, unlike all the other authority records (personal author, corporate author, geographical code), NOT shared with Anet or any other group within Brocade. STCV has its own set of authority records for printers. They are marked clearly by the STCV-turtle-logo. This means you may only use those records marked as belonging to STCV! If you cannot find an STCV-authority record for a printer but you do find a printer's authority record marked Anet, you may NOT use this. Instead, a separate record for that printer needs to be created for use in STCV. When in doubt, please get in touch.

Place

Voor de plaats van publicatie gaan we op dezelfde manier tewerk. Meer info vind je hier. Volg de transcriptie van de plaats van druk op de titelpagina en/of het colofon. Zoek in het authority record van de plaatsnaam naar een verwijzing die daarmee overeenkomt. Op zoek naar de juiste schrijfwijze, kijk je eerst bovenaan in de kader of die schrijfwijze ertussen staat en selecteer ze door op het symbool voor kopiëren te klikken.

Using an existing authority record

• Find the place name you need in the geographical authority records, click on the specific record and select 'bewerk' [edit]
• If the record is frozen, unfreeze it by checking 'Bevries/ontdooi dit record' [freeze/unfreeze this record] and clicking on 'registreer' [register]
• Under 'Lidmaatschappen' [Memberships]:
  • leave everything as is (do NOT uncheck anything)
  • check STCV if this is not already checked
• Under 'Relaties' [Relations]: leave everything as is
• Main form:
  • leave as is
  • select when needed
• Reference terms:
  • leave as is
  • select the one you need
  • create a new one if needed (follow the transcription rules + enter 'STCV' for lidmaatschap [membership])
• click 'registreer' [register]
• check 'Bevries/ontdooi dit record' [freeze/unfreeze this record] and, again, click on 'registreer' [register]

·      Je kan nu de juiste schrijfwijze kopiëren om in te vullen in je STCV-beschrijving.

Haalde je de informatie over de plaats van publicatie uit het document of uit externe info, dan geef je dat in het Annotatieveld aan (zie later).

De bron bij de uitgever en plaats van druk moet ook worden vermeld: titelpagina, document, extern, colofon. Dat maakt duidelijk vanwaar je je informatie haalde. Als je de datum van druk baseerde op de periode van activiteit van de drukker, dan gaat het om een externe bron.

·      Haalde je de uitgever en plaats van druk niet van de titelpagina of het colofon, dan zou hier de standaardvorm moeten zijn gebruikt.  

·      Is de functiebenaming juist of vergeten (gedrukt bij, boekdrukker, uitgegeven bij, te koop bij)?

·      Kijk ook altijd na of er een colofon if dat aanvullende informatie (andere drukker/uitgever, jaartal of plaats van druk) bevat.

Dit zijn voorbeelden, meer info en andere mogelijkheden vind je hier.

Year of publication

In Brocade, each year of publication has its own set. Each 'imprint' field contains two sets, so two year may be entered. Usually, only the first set is used, indicated by 'Year[1]'. The second set, indicated by 'Year[2]' is only used when parts of a multi-volume work are printed in different years. Each set contains three fields:

• first field: type of dating
• second field: sorting year used by the system
• third field: room for nuance

The first two fields always need to be used. If the third is left blank, the system will present the contents of the second field in the form indicated in the first field. If the third field is used, the system will only show the information given here, regardless of the type chosen in the first field.

First field: 'type'

The type of dating always needs to be determined. The standard and most common type is 'YYYY'. The type determines how a year is shown to the user: in the place of the Y-characters the number of the year entered into the 'sort by' field are shown, unless the 'also show' field contains data.

Second field: 'sort by'

The field 'sort by' always needs to contain four Arabic numerals. The system sorts the bibliographical descriptions according to the year defined here, regardless of what is entered into the 'also show' field. In the case of uncertain or vague dates, sorting always needs to be done by the earliest possible year.

Third field: 'also show'

The field 'also show' can be completed if the description needs to show a different date than is determined in the 'sort by' field. The field can also clarify an incorrect, strange or doubtful date. This makes it possible to present a different date in the description than the one used for sorting. This is important for incorrect dates in the imprint, impossible numbers or dates in different calendars.

Example

type YYYY; sort by 1623 The system shows '1623'

type [YYYY-]; sort by 1690 The system shows '[1690-]'

type (col.YYYY); sort by 1645; also show '[1673]'

The system shows '[1673]'

The 'also show' field, is a free text field. This is why it is important to pay attention to the correct use of parentheses and square brackets in this field. External dates are always placed between square brackets [], dates derived from the document itself are placed between parentheses ().

Dates consisting of one year of publication

For works with one year of publication and multi-volume works where all parts appeared in the same year

Desired result	Type	Sort by	Also show	Result shown
Certain date
1645	YYYY	1645		1645
(col.1645)	(col.YYYY)	1645		(col.1645)
[1645]	[YYYY]	1645		[1645]
Uncertain date
[1678?]	[YYYY?]	1678		[1678?
[c.1678]	[c.YYYY]	1678		[c.1678]
(not before 1666)	(YYYY-)	1666		(1666-)
[not after 1666]	[-YYYY]	1666		[-1666]
[between 1624 and 1645]	inter [YYYY-YYYY]	1624	[1624-1645]	[1624-1645]
[169-]	[YYY-]	1690	[169-]	[169-]
[169-?]	[YYY-?]	1690	[169-?]	[169-?]
[17th century]	[YY--]	1600	[16--]	[16--]
[17th century?]	[YY--?]	1600	[16--?]	[16--?]
Incorrect date
1689 [= 1698]	YYYY	1698	1689	1689 [= 1698]
M.DC.XLXI [!= 1649]	YYYY	1649	M.DC.XLXI [!= 1649]	M.DC.XLXI [!= 1649]
Clarification of the date (Islamic and Jewish dates, republican calendar)
1002 [= 1624]	YYYY	1624	1002 [= 1624]	1002 [= 1624]
5420 [= 1660]	YYYY	1660	5420 [= 1660]	5420 [= 1660]
an 6/1798	YYYY	1798	an 6/1798	an 6/1798

Dates consisting of two years of publication

For some dates, a second set of fields is used. This is the case for multi-volume works where parts appeared in different years.

Desired result	Type	Sort by	Also show	Result shown
1645-1657	Year 1:YYYY Year 2:YYYY	1645 1657		1645-1657
1657,1655	Year 1:YYYY Year 2:YYYY	1657 1655		1657-1655

Limitations

Some nuances cannot be entered into the system. Dates such as 'late 17th, early 18th century' en '1657,1655' (for a multi-volume work where the second part appeared first) need to be noted as '16--' and '1657-1655'.

The year of publication and the connection with the year-and-format code

Only years from the title page are used for the year and format code. As discussed in the section on titles, the (collective) typographical title page is preferred above engraved title pages. It is this page, too, which forms the basis for the year-and-format code. In other words, if this page does not contain a year of publication in the imprint, the year-and-format code will show '0000'. This is also true for other dates on the basis of the document or from external sources. Clear mistakes are not corrected.

Examples

Title page	Colophon	As shown in year and format code	Comment
1654		1654	year on title page is noted
1654	1655	1654	title page preferred above colophon
1967		1967	mistake on title page is preserved
1967	1697	1967	mistake on title page is preserved
	1676	0000	no year on title page
16.9		0000	defective date on title page

For all details about the year and format code, see the section on the bibliographical fingerprint.

Haalde je de informatie over het jaar van publicatie uit het document of uit externe info, dan geef je dat in het Annotatieveld aan (zie later).

Collatie

It is possible to create as many collation fields as necessary by entering a number next to the bold 'Collatie' and then clicking on 'Extra collatie'. Unused collation fields will be removed again after saving the description. The order of the different collation fields may be changed by using the numerical field next to the italic 'Collatie'.

In the field 'type', the standard value is always 'normal'. This may be changed to 'oblong'. This field always has a value.

The field 'pagination'

The 'pagination'-field is a free text field where information needs to be entered manually. It can accommodate lengthy paginations. In specific cases, this field may be left blank.

Paginering moet eindigen met ‘p.’, ‘f.’ of ‘columns’.

The field 'bibliographical format'

The field 'Bibliographical format' can contain a value (by selecting it from the list) or may be left blank. The latter happens in the description of multi-volume works, or when a correct format cannot be determined.

Om het bibliografisch formaat te controleren, kan je beroep doen op de lijst met formaten door te kijken naar de kettinglijnen en het watermerk.

The field 'quire structure'

The field for the quire structure is a free-text field and is -unless in exceptional cases- always filled in.

De collatieformule/katernopbouw stel je op op basis van het boek zelf. Dit ga je na door elk blad in het werk te controleren. Hoe je dat precies doet, lees je hier. Gaat het om een meerdelig werk: dan heb je drie (of meer) collaties:

·      Een eerste met het bibliografisch formaat ingevuld en bij de katernopbouw het aantal volumes ingegeven als ‘x volumes’

·      Vervolgens individuele collatievelden per volume aangegeven door het specifieke deel, het bibliografisch formaat is hier niet ingevuld: 1# paginering, 1# katernopbouw & 2# paginering, 2# katernopbouw enz.

·      Alle haakjes en superscriptcijfers etc. moeten kloppen bij de collatieformule.

·      Gravures en uitslaande platen buiten collatie worden meegeteld die bij het boekblok horen door de toevoeging van ‘(and XXX engravings/ and XX folding plates)’ na de katernopbouw.

For some common special characters and the lay-out of text as superscript, the following codes need to be used:

<SUP> or <sup> or {	start the superscript
</SUP> or </sup> or }	end the superscript
«pi» or «03C0»	π
«chi» or «03C7»	χ

Examples

DESIRED RESULT	INPUT IN BROCADE
π1 *8 A-F8	«03C0»1 *<sup>8</sup> A-F<sup>8</sup> «pi»1 *{8} A-F{8}
A-P4 2A-C4	A-P<sup>4</sup> <sup>2</sup>A-C<sup>4</sup> A-P{4} {2}A-C{4}
A-H8 χ1 I-K8 2χ2 L8	A-H<sup>8</sup> «03C7»1 I-K<sup>8</sup> 2«03C7»<sup>2</sup> L<sup>8</sup> A-H{8} «chi»1 I-K{8} 2«chi»{2} L{8}
A8 (A4 + χA5.[6])	A<sup>8</sup> (A4 + <sup>«03C7»</sup>A5.[6]) A{8} (A4+ {«chi»}A5.[6])

 

Annotatie(s)

·      Bij de invoer van specifieke collecties of items kijken we telkens in bepaalde bibliografische repertoria. Zijn er bibliografische referenties die over het hoofd werden gezien?

·      Haalde je de informatie over auteur(s) en het impressum uit het document of een bibliografische referentie, is er dan een vermelding van waar? Zo ja, voeg je een vermelding toe: ‘Author from f. X recto’, ‘Date derived from f. X recto’. Hetzelfde geldt voor ontbrekende impressumgegevens, dan voer je hier ‘Probably printed in the Southern Netherlands’ toe. Concrete terminologie vind je hier.

·      Type 'with' (met): dit is voor met-publicaties. Hier vermelden we apart genoemde delen die in de publicatie voorkomen, maar deel uitmaken van de editie op de volgende gestandaardiseerde wijze: [author], title (f. F2 recto - f. L4 verso).

·      Type 'sheet' (sheet count of aantal vellen): vb 12.75 (altijd met een punt en niet met een komma). We kunnen de sheet count gemakkelijk vinden met de Sheetah, een Excel-bestand dat de projectleider je zal bezorgen.

·      Type 'price' (prijsaanduiding van een uitgave op de titelpagina of in het boek): we transcriberen wat er staat, vb. 1 stuyver (f. A1 recto)

Belangrijk is dat de sheet count hier als laatste staat aangegeven. Dat doe je door deze laatst in te vullen of achter de ‘Noot’ die bij de sheet hoort het getal aan te passen zodat het de laatste in de reeks vormt.

For each new note a new 'note block' is created. This is done by entering a number in the numerical field after the bold title 'Annotatie(s)' [Annotation(s)] and then clicking the button 'Extra nootveld' [Extra note field]. The order of the different fields may be changed by altering the numbers in the numerical field after the bold 'Noot' [Note]. The notes are, as much as possible, ordered as follows:

1. All bibliographical references
2. All general notes
3. All price quotation note
4. All notes of the type 'with'
5. The sheet count note

The 'note block' consists of two fields. The numerical field is the 'sorting field'. It is followed by the actual 'note field'. If the note field remains empty, the entire 'note block' is deleted by the system upon saving the bibliographical description.

The field 'Noot' [Note]

In this free text field, the actual note itself is entered. For a bibliographical reference, the code of this reference needs to be entered between two square brackets followed by a space. In the presentation, the system converts the code into a short title reference.

Example [[backer]] V, 234, nr. 15

The field 'Type'

This field defines the type of note. The available types can be looked up by clocking the 'Zoek' [Search] button. The field to the right of this button contains the 'favorites', the last selected types used by the cataloguer. Only five types are used in STCV: 'alg', , 'price', 'br', 'wi' and 'sheet'. For each new note field, the type 'br' is offered as a standard by the system.

The field 'Taal' [Language]

The standard for the language field is always 'Universele taal' [Universal language]. All notes generated in STCV need this language indication. In theory, the field never needs to be changed.

Vingerafdruk

For each new bibliographical number (= each new fingerprint) or variant, a new 'bibliographical number'-field needs to be generated. You can do this by typing a number in the numerical field next to the text 'Bibliografische nummers' [bibliographical numbers] in bold and then clicking on the button 'extra nummerveld' [extra number field]. The order of these fields can be changed by altering the numbers in the numerical field besides each italic word 'nummer' [number]. This is a field for sorting and should not be confused with the actual 'bibliographical number'-field.

THE FIELD 'NUMBER'

This is the field where the actual fingerprint is entered according to the protocol described earlier. Exotic symbols are not always recognised by the browser and need to be avoided where possible. The most common symbols (e.g. pied-de-mouche) are represented by a different sign in a standardised manner and explained in the notes. Rare and hard to display symbols may be replaced by an arbitrary character. Here, too, an explanation in the notes (cataloguing remarks and general notes) is necessary. If the field is left empty, this will be removed by the system upon saving the bibliographical description.

2 THE FIELD 'TYPE'

The type of bibliographical number can be indicated in this field by selecting it with the mouse. For STCV, just one type is used: 'fingerprint'. This type is already selected for STCV-records.

3 THE FIELD 'SOURCE INDICATION'

Normally, there are no further fields in this section of the description for STCV-records. Nevertheless, should a field for source-indication appear, the source needs to be defined as 'document'.

·      Je vult de jaar-formaatcode in: moet overeenkomen met het jaartal op de titelpagina, is er geen exact jaartal te vinden op de titelpagina, dan is de code hiervoor 0000 (ook bij een jaartal gehaald uit het colofon!)) + bibliografisch formaat

·      Je controleert de posities in het boek zelf.

Relaties met andere beschrijvingen

·      is er sprake van een semi-onafhankelijke publciatie metj moeders en dochters? Meer info vind je hier.

·      Linken naar de beschrijving van je eigen instelling (in ANET) kan door bij ‘Type’ ‘svld’ in te vullen en bij ‘Beschrijving’ het recordnummer van je instelling in te voeren.

Including Links to Online Media

Using URL Types

In the Brocade system, links to online content can be entered using 'URL Types'. Such presets can be configured for each database or repository that offers permalinks or allows deep links to be created based on unique IDs. If an online resource is referenced more than a few times in STCV, an URL type should be created for these links. This has to be requested from the Anet help desk by a Flanders Heritage Libraries staff member.

Advantages

There are distinct advantages to using URL types over free text links:

• If the main structure of the deep links into a database or repository changes while the unique IDs of the items referenced remains the same, all links of a type can be updated simply by changing the configuration URL type. No manual intervention is required at the record level.
• Using URL templates removes the burden from the individual cataloguer to figure out how to create deep links to content in databases and repositories that are frequently referenced. In some cases, this is far from obvious.
• It is often possible to create deep links to content in various manners. Using URL types, all links to a particular database follow the same structure.
• Is is possible to search for links of a certain URL type.

Elements

A URL type consists of these main elements:

URL Type Elements

Element	Description	Example
Code	An abbreviation which is unique within the system, used when referencing this type in STCV records	dp_mpm
Name	The (internal) name of the URL type, generally the database or repository to which URLs of this type refer	Digital Plaform Museum Plantin-Moretus
Template	The fixed structure of the permalink or deep link, substituting the unique identifier for the resource with the code <value>	http://anet.ua.ac.be/digital/mpm/opacmpm/mpm/<value>
OPAC Label	The default text for the link when it is displayed in the online catalogue. In STCV, this is normally overridden by a more specific description of the resource	Electronically available via the digital platform of Museum Plantin Moretus

Settings for Links to Digital Copies

Settings for Links to Digital Copies

Field	Value
Type	E-info
Contents	[REPOSITORYUID] (unique identifier in the repository, when a URL type exists for the repository) or full URL starting with http(s):// (when no URL type exists)
Heading/Origin	<EB>: [LIBRARYACRONYM] [CALLNUMBER] (for libraries with copies in STCV) or <EB>: [LIBRARYNAME] [CALLNUMBER] (for other libraries)
Size	Always leave blank
Digest	Always leave blank
Language	Always: Universele taal (Universal language)
MIME type	Always: html
Inline?	Always leave unchecked
Access codes	Always: anet
Location	[URLTYPE] (when a URL type exists) or url (when no URL type is used and a full URL was entered in the Contents field)

Example Example of a properly configured link to a digital copy.

Settings for Links to Bibliographical Databases

Settings for Links to Bibliographical Databases

Field	Value
Type	Link
Contents	[DATABASEUID] (unique identifier in the database)
Heading/Origin	[DATABASEACRONYM] [DATABASEUID]
Size	Always leave blank
Digest	Always leave blank
Language	Always: Universele taal (Universal language)
MIME type	Always: html
Inline?	Always leave unchecked
Access codes	Always: anet
Location	[URLTYPE] (when a URL type exists) or url (when no URL type is used and a full URL was entered in the Contents field)

Example Example of a properly configured bibliographical reference link.}}

URL Types for Bibliographical Databases (Online References)

URL Type	Database Acronym	Database Name	Template	Example Value
biblia	/	Biblia Sacra	http://www.bibliasacra.nl/cgi/b/bib/bib-idx?type=boolean;c=bbb;rgn1=any%20field;tpl=details.tpl;fmt=long;q4=<value>	1560.B.dut.MA.b
eol	EOL	Erasmus Online Database	http://www.erasmus.org/index.cfm?fuseaction=eol.getdetail&field1=id&value1=<value>	2506
gw	GW	Gesamtkatalog der Wiegendrucke	http://gesamtkatalogderwiegendrucke.de/docs/<value>.htm	483
istc	ISTC	Incunabula Short Title Catalogue	http://data.cerl.org/istc/<value>	ia00168300
stcn	STCN	Short-Title Catalogue Netherlands	http://picarta.pica.nl/DB=3.11/XMLPRS=Y/PPN?PPN=<value>	851037178
ustc	USTC	Universal Short Title Catalogue	https://ustc.ac.uk/editions/<value>	438131
vd17	VD17	Verzeichnis der im deutschen Sprachraum erschienenen Drucke des 17. Jahrhunderts	http://gso.gbv.de/DB=1.28/CMD?ACT=SRCHA&IKT=8002&TRM=<value>	23:240516D

·      We gebruiken het veld ‘Inhoud’ om enerzijds digitale exemplaren toe te voegen aan de record en om links naar andere bibliografische databases toe te voegen.  Als je een inhoudsveld wil toevoegen, klik dan op ‘Extra inhoudsveld(en). Kan je vanuit je eigen instelling nog een digitaal exemplaar toevoegen? Meer info vind je hier.

·      Heb je een digitaal exemplaar toegevoegd? Dan moet je bij lidmaatschappen ‘einfo’ toevoegen en bij ‘Drager(s)’ net daaronder ‘url’.

·      Bij de invoer van specifieke collecties of items kijken we telkens in bepaalde online databases. Zijn er relevant voor deze editie? Vind hier meer informatie om ze in te voeren.

·      Als je twijfelt, neem dan contact op met [[1]]!

·      Als een record illustraties bevat, dan zijn die metadata ook in dit veld 'inhoud' te vinden met als ‘Type’ 'illustratie' [illustration]. Deze zijn vaak automatisch in batch toegevoegd en niet manueel. Verander hier niks.

Onderwerpen

You can add as many keywords as needed, keeping in mind the general aim of the publication.

Keywords are added by entering the codes in the 'subject'-field. Multiple keywords may be added in one go. In that case, they need to be separated by a semicolon or entered on separate lines in the field.

Each work receives at least one of the codes t200, t210 and t220. The use of the code t220 excludes the other two codes.

In dit veld geven we trefwoorden in die betrekking hebben op de druk, door gebruik te maken van codes (vb. 4011). Alle mogelijke codes, onderverdeeld in onderwerpen, publicatietypes, typografische karakteristieken en paratexten vind je hier. Het is niet altijd mogelijk om van elk van deze vier thema’s een trefwoord te vinden. De standaard is dan ook:

·      Tenminste 1 code voor een onderwerp in de lijst met onderwerpen. We proberen hierbij zo specifiek mogelijk te gaan (d001 (General works) of d007 (Religion (general)) wordt zoveel mogelijk vermeden

·      Indien relevant, voeg een code toe voor publicatietype

·      Tenminste 1 code voor lettertypes uit de lijst met typografische kenmerken

·      Tenminste 1 code voor het type titelpagina uit de lijst met typografische kenmerken

·      Wanneer toepasbaar, voeg een code toe voor illustraties uit de lijst met typografische kenmerken

·      Wanneer toepasbaar, voeg een code toe voor het gebruik van kleur uit de lijst met typografische kenmerken

·      Wanneer toepasbaar, voeg een code toe voor het type paratekst uit de lijst met parateksten

Plaatsing

Om je exemplaar aan de record toe te voegen, vul je bij ‘instelling: genre’ de code voor je instelling in uit de lijst, door op ‘Zoek’ te klikken via het vergrootglasje.

Vervolgens geef je het ‘Plaatskenmerk’ in, zoals dat gebruikt wordt in je instelling. Meer informatie over de invoer, vind je hier.

When more than one type of annotation is required, each element needs to start on a new line by placing the HTML-code '<br>' immediately after the first element. The next remark is started immediately after this code.

Both one folio and multiple folios may be indicated by the abbreviation 'f.'. Two conjugate folios may be entered as 'f. A1.8', a series of folios (whether conjugate or not) as 'f. A6-9'.

When speaking of gatherings, it is not necessary to always mention the number of leaves. For missing gatherings, this could be useful, for example when it concerns gatherings from the prelims. This way, the user may judge whether this lack is relevant to them or not. ·    

Bij ‘Bezit’ geven we enkel iets in als het om meerdelige werken gaat, bv. 1#-2# in 1 volume

Bij ‘Annotatie’ voegen we informatie in die eigen is aan het exemplaar. Elk gedeelte scheiden we van elkaar met de HTML-code <br>. Gebruikte annotaties zijn:

o   <CON> (= het exemplaar bevindt zich in een convoluut, een boekband die bestaat uit meerdere teksten)

o   <INC> (= het huidige exemplaar mist folios of katernen)

o   <BM> (= in het huidige exemplaar zijn folios of katernen verkeerd ingebonden)

o   <ILE> (= in het huidige exemplaar zijn gravures toegevoegd die geen deel uitmaken van de collatie)

Na deze codes maken we specifiek wat er juist gaande is a.d.h.v. standaardformuleringen, meer info vind je hier. Bijvoorbeeld:

Examples

<CON> (= het exemplaar bevindt zich in een convoluut, een boekband die bestaat uit meerdere teksten)
<INC> lacks f. A4 (= het huidige exemplaar mist folios of katernen)
<BM> f. L2 is bound before f. L1 (= in het huidige exemplaar zijn folios of katernen verkeerd ingebonden)
<INC> lacks gathering Q<br><BM> f. B5.8 and B6.7 are bound incorrectly after f. B11
<INC> lacks <<pi>>1 (engraved title page)<br><BM> f. A6.7 bound incorrectly before f. A5.8
<ILE> (= in het huidige exemplaar zijn gravures toegevoegd die geen deel uitmaken van de collatie)

Fully coloured by hand

Na deze laatste stap is je record compleet en kan je je gegevens nakijken. Dat doe je door eerst nog eens op ‘Registreren’ te klikken.

Aan het begin van de record kan je vervolgens klikken op ‘OPAC stcvopac’. Op die manier kom je in de record terecht van de openbaar toegankelijke database. Je overloopt in deze lay-out nog eens alle gegevens. Kom je zo nog foutjes tegen, dan kan je ze wijzigen in Brocade.